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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,67 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	20	+Elle permet de :
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
23	23
24		-== Liens ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28	28
29		-== Avantages ==
	33	+= Cas d'usage =
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
38	38
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	51	+== Suivre un déménagement ==
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
55	55
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
57	57
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
59	59
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-)))
62		-)))
63		-)))
	59	+== Formaliser une commission ==
64	64
65		-= Comment créer un évènement ? =
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
66	66
	63	+== Tracer un évènement interne ==
	64	+
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
	66	+
	67	+= Comment créer une notice évènement ? =
	68	+
	69	+(% class="box successmessage" %)
	70	+(((
	71	+**Bonnes pratiques**
	72	+
	73	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	75	+)))
	76	+
67	67	== Depuis la table des évènements ==
68	68
69	69	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -84,21 +84,38 @@
84	84
85	85	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
88	88
89		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	99	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
90	90
91		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
92	92
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
93	93
	105	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	106	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	107	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	108	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	109	+|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	111	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	112	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	113	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	114	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	115	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	116	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	117	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	118	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	119	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	120	+
94	94	(% class="box infomessage" %)
95	95	(((
96		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	123	+== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
97	97
98		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	125	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
99	99
100	100	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
101		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
102	102	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
103	103	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
104	104
...	...	@@ -107,13 +107,67 @@
107	107
108	108	= Renseigner et enregistrer la notice =
109	109
110		-= Lier des biens à l'évènement =
	137	+Une fois la grille de saisie ouverte,
111	111
112		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	139	+1. **Remplir les champs** de la grille
	140	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	141	+1. **Enregistrer la notice. **
113	113
	143	+(% class="box infomessage" %)
	144	+(((
	145	+**Astuce**
	146	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	147	+)))
114	114
	149	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115	115
	151	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
116	116
	153	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	154	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	155	+
	156	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	157	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	158	+* Définit la nature de l’opération.
	159	+* Conditionne les champs affichés.
	160	+* Déclenche les règles métiers.
	161	+* Détermine le workflow.
	162	+)))|(((
	163	+* Exposition
	164	+* Exposition itinérante
	165	+* Prêt hors exposition
	166	+* Activité
	167	+* Vente
	168	+* Dépôt
	169	+* Déménagement
	170	+* Traitement de conservation et analyse
	171	+* Commission
	172	+* Etc.
	173	+)))
	174	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	175	+* Affine la description du type choisi.
	176	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	177	+)))|(((
	178	+Pour une exposition :
	179	+
	180	+* Interne temporaire au musée.
	181	+* Prêt à une autre institution.
	182	+)))
	183	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	184	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	185	+)))|(((
	186	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	187	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	188	+)))
	189	+
	190	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+
	192	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	193	+
	194	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	195	+
	196	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	197	+
117	117
118	118	)))
119	119	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -128,47 +128,32 @@
128	128	(((
129	129	**Aller plus loin**
130	130
131		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
132		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	212	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	213	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	214	+
	215	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
133	133	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
134	134	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	218	+
	219	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
135	135	)))
136	136
137	137	(% class="box" %)
138	138	(((
139	139	**Icônes principales **
140		-)))
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	234	+
	235	+)))
149	149
150		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
151		-
152		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
153		-
154		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
155		-
156		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
157		-
158		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
159		-
160		-
161		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
162		-
163		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
164		-
165		-[[image:1748002396864-933.png]]
166		-
167		-
168		-
169		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
170		-
171		-[[image:1748002474366-246.png]]
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