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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,70 +3,70 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+On y saisit notamment :
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
23	23
24		-== Liens ==
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
28	28
29		-== Avantages ==
	31	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	33	+(((
	34	+>(((
	35	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	36	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	37	+)))
	38	+)))
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	40	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**(%%)(((
	41	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	42	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	43	+
	44	+)))
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	46	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	47	+>(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	48	+>(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	49	+>(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	50	+>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	51	+>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
38	38
39	39	(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41		-
42	42	(((
	55	+(((
43	43
44	44
45		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante(%%)(((
	58	+(% class="box successmessage" %)
	59	+(((
	60	+Bonnes pratiques :
46	46
47		-
48		-(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
49		-
50		-
51		-(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
52		-
53		-
54		-(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
55		-
56		-
57		-(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
58		-
59		-
60		-(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
61		-
62		-
63		-(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
64		-
65		-
66		-(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	62	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	63	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	64	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	65	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
67	67	)))
68	68	)))
69	69	)))
	69	+)))
70	70
71	71	= Comment créer un évènement ? =
72	72
...	...	@@ -92,10 +92,27 @@
92	92
93	93	= Choisir une grille de saisie =
94	94
	95	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	96	+
95	95	La grille détermine la structure et les champs affichés.
96	96
97	97	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
98	98
	101	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	102	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	103	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	104	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	105	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	106	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	107	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	108	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	109	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	110	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	111	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	112	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	113	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	114	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	115	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
99	99
100	100	(% class="box infomessage" %)
101	101	(((
...	...	@@ -113,13 +113,92 @@
113	113
114	114	= Renseigner et enregistrer la notice =
115	115
116		-= Lier des biens à l'évènement =
	133	+Une fois la grille de saisie ouverte,
117	117
118		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	135	+1. **Remplir les champs** de la grille
	136	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	137	+1. **Enregistrer la notice. **
119	119
	139	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121	121
	142	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
122	122
	144	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	145	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	146	+
	147	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	148	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	149	+* Définit la nature de l’opération.
	150	+* Conditionne les champs affichés.
	151	+* Déclenche les règles métiers.
	152	+* Détermine le workflow.
	153	+)))|(((
	154	+* Exposition
	155	+* Exposition itinérante
	156	+* Prêt hors exposition
	157	+* Activité
	158	+* Vente
	159	+* Dépôt
	160	+* Déménagement
	161	+* Traitement de conservation et analyse
	162	+* Commission
	163	+* Etc.
	164	+)))
	165	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	166	+* Affine la description du type choisi.
	167	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	168	+)))|(((
	169	+Pour une exposition :
	170	+
	171	+* Interne temporaire au musée.
	172	+* Prêt à une autre institution.
	173	+)))
	174	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	175	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	176	+)))|(((
	177	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	178	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	179	+)))
	180	+
	181	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+
	183	+
	184	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	185	+
	186	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	187	+
	188	+(% class="box warningmessage" %)
	189	+(((
	190	+Attention :
	191	+
	192	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	193	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	194	+)))
	195	+
	196	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	197	+
	198	+
	199	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	200	+
	201	+
	202	+[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	203	+
	204	+
	205	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+
	207	+
	208	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	209	+
	210	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	211	+
	212	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	213	+
	214	+
	215	+
	216	+
	217	+
	218	+
123	123
124	124	)))
125	125	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -135,14 +135,30 @@
135	135	**Aller plus loin**
136	136
137	137	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
138		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	234	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
	235	+* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	236	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	237	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	238	+
139	139	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
140	140	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	241	+
	242	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
141	141	)))
142	142
143	143	(% class="box" %)
144	144	(((
145	145	**Icônes principales **
	248	+
	249	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	250	+
	251	+
	252	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	253	+
	254	+
	255	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
	256	+
	257	+
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147	147
148	148	(((
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153	153
154	154
155	155
156		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
157		-
158		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
159		-
160		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
161		-
162		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
163		-
164		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
165		-
166		-
167		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
168		-
169		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
170		-
171		-[[image:1748002396864-933.png]]
172		-
173		-
174		-
175		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
176		-
177		-[[image:1748002474366-246.png]]
178		-
179		-
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