Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Contenu

...	...	@@ -3,35 +3,22 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23	23
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35	35	== Cas d'usage ==
36	36
37	37	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
...	...	@@ -40,33 +40,37 @@
40	40	>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41	41
42	42	(((
43		-
	30	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44	44
45		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante(%%)(((
	32	+(((
	33	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
46	46
	35	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
47	47
48		-(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	37	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
49	49
	39	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
50	50
51		-(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	41	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
52	52
	43	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
53	53
54		-(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
	45	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
55	55
	47	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
56	56
57		-(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonnes pratiques :
58	58
59		-
60		-(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
61		-
62		-
63		-(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
64		-
65		-
66		-(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
67	67	)))
68	68	)))
69	69	)))
	60	+)))
70	70
71	71	= Comment créer un évènement ? =
72	72
...	...	@@ -92,10 +92,27 @@
92	92
93	93	= Choisir une grille de saisie =
94	94
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	87	+
95	95	La grille détermine la structure et les champs affichés.
96	96
97	97	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
98	98
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	93	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	94	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	95	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	96	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	97	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	98	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	99	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	100	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	101	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	102	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	103	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	104	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	105	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	106	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
99	99
100	100	(% class="box infomessage" %)
101	101	(((
...	...	@@ -113,13 +113,86 @@
113	113
114	114	= Renseigner et enregistrer la notice =
115	115
116		-= Lier des biens à l'évènement =
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
117	117
118		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
119	119
	130	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121	121
	133	+== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
122	122
	135	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	136	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	137	+
	138	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	139	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	140	+* Définit la nature de l’opération.
	141	+* Conditionne les champs affichés.
	142	+* Déclenche les règles métiers.
	143	+* Détermine le workflow.
	144	+)))|(((
	145	+* Exposition
	146	+* Exposition itinérante
	147	+* Prêt hors exposition
	148	+* Activité
	149	+* Vente
	150	+* Dépôt
	151	+* Déménagement
	152	+* Traitement de conservation et analyse
	153	+* Commission
	154	+* Etc.
	155	+)))
	156	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	157	+* Affine la description du type choisi.
	158	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	159	+)))|(((
	160	+Pour une exposition :
	161	+
	162	+* Interne temporaire au musée.
	163	+* Prêt à une autre institution.
	164	+)))
	165	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	166	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	167	+)))|(((
	168	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	169	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	170	+)))
	171	+
	172	+
	173	+
	174	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	175	+
	176	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	177	+
	178	+(% class="box warningmessage" %)
	179	+(((
	180	+Attention :
	181	+
	182	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	183	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	184	+)))
	185	+
	186	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+
	188	+
	189	+
	190	+
	191	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	192	+
	193	+
	194	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	195	+
	196	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	197	+
	198	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	199	+
	200	+
	201	+
	202	+
	203	+
123	123
124	124	)))
125	125	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -135,14 +135,31 @@
135	135	**Aller plus loin**
136	136
137	137	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
138		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	219	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
	220	+* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	221	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	222	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	223	+
139	139	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	225	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
140	140	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	227	+
	228	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
141	141	)))
142	142
143	143	(% class="box" %)
144	144	(((
145	145	**Icônes principales **
	234	+
	235	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	236	+
	237	+
	238	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	239	+
	240	+
	241	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
	242	+
	243	+
146	146	)))
147	147
148	148	(((
...	...	@@ -153,28 +153,4 @@
153	153
154	154
155	155
156		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
157		-
158		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
159		-
160		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
161		-
162		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
163		-
164		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
165		-
166		-
167		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
168		-
169		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
170		-
171		-[[image:1748002396864-933.png]]
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175		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
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