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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:56
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À la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,60 +9,54 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 15  
16 -== Contenu principal ==
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23 23  
24 -== Liens ==
25 -
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
28 -
29 -== Avantages ==
30 -
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 -
35 35  == Cas d'usage ==
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 38  
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
39 39  
40 -(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
41 41  
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
42 42  
43 -(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
44 44  
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
45 45  
46 -(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
47 47  
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
48 48  
49 -(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
50 50  
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
51 51  
52 -(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
53 53  
54 54  
55 -(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +Bonnes pratiques :
56 56  
57 -
58 -(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
59 -
60 -
61 -(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
62 -
63 -
64 -(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
65 65  )))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
66 66  
67 67  = Comment créer un évènement ? =
68 68  
... ... @@ -88,10 +88,27 @@
88 88  
89 89  = Choisir une grille de saisie =
90 90  
85 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +
91 91  La grille détermine la structure et les champs affichés.
92 92  
93 93  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
94 94  
91 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
95 95  
96 96  (% class="box infomessage" %)
97 97  (((
... ... @@ -109,13 +109,167 @@
109 109  
110 110  = Renseigner et enregistrer la notice =
111 111  
123 +Une fois la grille de saisie ouverte,
124 +
125 +1. **Remplir les champs** de la grille
126 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 +1. **Enregistrer la notice. **
128 +
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 +
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
137 +* Conditionne les champs affichés.
138 +* Déclenche les règles métiers.
139 +* Détermine le workflow.
140 +)))|(((
141 +* Exposition
142 +* Exposition itinérante
143 +* Prêt hors exposition
144 +* Activité
145 +* Vente
146 +* Dépôt
147 +* Déménagement
148 +* Traitement de conservation et analyse
149 +* Commission
150 +* Etc.
151 +)))
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 +)))|(((
156 +Pour une exposition :
157 +
158 +* Interne temporaire au musée.
159 +* Prêt à une autre institution.
160 +)))
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 +)))|(((
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
165 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 +)))
167 +)))
168 +
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +
171 +
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
176 +
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +
112 112  = Lier des biens à l'évènement =
113 113  
114 114  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
115 115  
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
116 116  
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
117 117  
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
118 118  
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 +1. (((
214 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 +
216 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 +)))
220 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 +
222 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 +=== Depuis un panier ===
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 +Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 +)))
243 +
244 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier**
245 +1. **Sélectionnez le panier**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection si que quelques biens à lier ou Ajouter le panier si tous les biens sont à ajouter**.
246 +1. (((
247 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
248 +
249 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
250 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
251 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
252 +)))
253 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
254 +
255 +[[image:1756190418652-625.png]]
256 +
257 +
258 +[[image:1756191214340-584.png]]
259 +
260 +
261 +[[image:1756191294416-293.png]]
262 +
263 +
264 +[[image:1756191549725-458.png]]
265 +
266 +
267 +=== Depuis une notice de bien ===
268 +
269 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
270 +
271 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +
273 +
274 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
275 +
276 +
277 += Gérer les biens liés à l'évènement =
278 +
279 +
280 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
281 +
282 +
283 +
119 119  
120 120  )))
121 121  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -132,7 +132,11 @@
132 132  
133 133  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
134 134  * Planifier et suivre les mouvements associés
300 +
301 +
302 +
135 135  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
304 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
136 136  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
137 137  )))
138 138  
... ... @@ -149,28 +149,9 @@
149 149  
150 150  
151 151  
152 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
153 153  
154 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
155 155  
156 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
157 157  
158 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
159 159  
160 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
161 161  
162 -
163 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
164 -
165 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
166 -
167 -[[image:1748002396864-933.png]]
168 -
169 -
170 -
171 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
172 -
173 -[[image:1748002474366-246.png]]
174 -
175 -
176 176  
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