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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 23.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:54
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À la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,36 +9,54 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 15  
16 -== Contenu principal ==
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23 23  
24 -== Liens ==
20 +== Cas d'usage ==
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
28 28  
29 -== Avantages ==
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
38 38  
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
39 39  
40 -(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 +
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 +
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 +
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +Bonnes pratiques :
51 +
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
41 41  )))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
42 42  
43 43  = Comment créer un évènement ? =
44 44  
... ... @@ -64,10 +64,27 @@
64 64  
65 65  = Choisir une grille de saisie =
66 66  
85 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +
67 67  La grille détermine la structure et les champs affichés.
68 68  
69 69  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
70 70  
91 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
71 71  
72 72  (% class="box infomessage" %)
73 73  (((
... ... @@ -85,13 +85,169 @@
85 85  
86 86  = Renseigner et enregistrer la notice =
87 87  
123 +Une fois la grille de saisie ouverte,
124 +
125 +1. **Remplir les champs** de la grille
126 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 +1. **Enregistrer la notice. **
128 +
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 +
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
137 +* Conditionne les champs affichés.
138 +* Déclenche les règles métiers.
139 +* Détermine le workflow.
140 +)))|(((
141 +* Exposition
142 +* Exposition itinérante
143 +* Prêt hors exposition
144 +* Activité
145 +* Vente
146 +* Dépôt
147 +* Déménagement
148 +* Traitement de conservation et analyse
149 +* Commission
150 +* Etc.
151 +)))
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 +)))|(((
156 +Pour une exposition :
157 +
158 +* Interne temporaire au musée.
159 +* Prêt à une autre institution.
160 +)))
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 +)))|(((
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
165 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 +)))
167 +)))
168 +
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +
171 +
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
176 +
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +
88 88  = Lier des biens à l'évènement =
89 89  
90 90  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
91 91  
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
92 92  
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
93 93  
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
94 94  
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 +1. (((
214 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 +
216 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 +)))
220 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 +
222 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 +=== Depuis un panier ===
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 +Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 +)))
243 +
244 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
245 +1. **Sélectionnez le panier** :
246 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
247 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
248 +1. (((
249 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
250 +
251 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
252 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
253 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
254 +)))
255 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
256 +
257 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +
265 +
266 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +
268 +
269 +=== Depuis une notice de bien ===
270 +
271 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
272 +
273 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
277 +
278 +
279 += Gérer les biens liés à l'évènement =
280 +
281 +
282 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
283 +
284 +
285 +
95 95  
96 96  )))
97 97  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -108,7 +108,11 @@
108 108  
109 109  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
110 110  * Planifier et suivre les mouvements associés
302 +
303 +
304 +
111 111  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
306 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
112 112  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
113 113  )))
114 114  
... ... @@ -125,28 +125,9 @@
125 125  
126 126  
127 127  
128 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
129 129  
130 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
131 131  
132 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
133 133  
134 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
135 135  
136 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
137 137  
138 -
139 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
140 -
141 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
142 -
143 -[[image:1748002396864-933.png]]
144 -
145 -
146 -
147 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
148 -
149 -[[image:1748002474366-246.png]]
150 -
151 -
152 152  
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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