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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,45 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	20	+Elle permet de :
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
23	23
24		-== Liens ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28	28
29		-== Avantages ==
	33	+= Cas d'usage =
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
38	38
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
39	39
40		-(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
41		-)))
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
42	42
43		-= Comment créer un évènement ? =
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
44	44
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
	48	+
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
	50	+
	51	+== Suivre un déménagement ==
	52	+
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
	54	+
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
	56	+
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
	58	+
	59	+== Formaliser une commission ==
	60	+
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
	62	+
	63	+== Tracer un évènement interne ==
	64	+
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
	66	+
	67	+= Comment créer une notice évènement ? =
	68	+
	69	+(% class="box successmessage" %)
	70	+(((
	71	+**Bonnes pratiques**
	72	+
	73	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	75	+)))
	76	+
45	45	== Depuis la table des évènements ==
46	46
47	47	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -62,21 +62,38 @@
62	62
63	63	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64	64
65		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
66	66
67		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	99	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
68	68
69		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
70	70
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
71	71
	105	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	106	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	107	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	108	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	109	+|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	111	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	112	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	113	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	114	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	115	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	116	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	117	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	118	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	119	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	120	+
72	72	(% class="box infomessage" %)
73	73	(((
74		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	123	+== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
75	75
76		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	125	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
77	77
78	78	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
79		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
80	80	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
81	81	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
82	82
...	...	@@ -85,13 +85,82 @@
85	85
86	86	= Renseigner et enregistrer la notice =
87	87
88		-= Lier des biens à l'évènement =
	137	+Une fois la grille de saisie ouverte,
89	89
90		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	139	+1. **Remplir les champs** de la grille
	140	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	141	+1. **Enregistrer la notice. **
91	91
	143	+(% class="box infomessage" %)
	144	+(((
	145	+**Astuce**
	146	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	147	+)))
92	92
	149	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
	151	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
94	94
	153	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
	154	+
	155	+* le **type**,
	156	+* le **sous-type**
	157	+* et la **catégorie**.
	158	+
	159	+Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
	160	+
	161	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	162	+|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
	163	+* Détermine la nature de l’opération.
	164	+* Conditionne les champs affichés.
	165	+* Déclenche les règles métiers.
	166	+* Détermine le workflow.
	167	+)))|(((
	168	+* Exposition
	169	+* Exposition itinérante
	170	+* Prêt hors exposition
	171	+* Activités
	172	+* Ventes
	173	+* Dépôt
	174	+* Déménagement
	175	+* Traitement de conservation et analyse
	176	+* Dépôt de plainte
	177	+* Mvt int temporaire
	178	+* Mvt int marquage
	179	+* Mvt int photographie
	180	+* Mvt int chantier collection
	181	+* Mvt int autre
	182	+* Commission  de prêt/dépôt
	183	+* Commission d'acquisition
	184	+* Commission de restauration
	185	+* Commission de contrôle
	186	+* Sous-commission : demande de dépôt
	187	+* Sous-commission : transfert d'affectation
	188	+* Sous-commission : déclassement
	189	+)))
	190	+|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
	191	+* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
	192	+)))|(((
	193	+Pour une exposition :
	194	+
	195	+* Interne temporaire au musée.
	196	+* Prêt à une autre institution.
	197	+)))
	198	+|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
	199	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	200	+)))|(((
	201	+* Activités : concert, colloque, conférence....
	202	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	203	+)))
	204	+
	205	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+
	207	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	208	+
	209	+Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
	210	+
	211	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212	+
95	95
96	96	)))
97	97	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -106,47 +106,32 @@
106	106	(((
107	107	**Aller plus loin**
108	108
109		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
110		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	227	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	228	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	229	+
	230	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
111	111	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
112	112	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	233	+
	234	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
113	113	)))
114	114
115	115	(% class="box" %)
116	116	(((
117	117	**Icônes principales **
118		-)))
119	119
120		-(((
	241	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
121	121
122		-)))
123		-)))
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	244	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	245	+
125	125
	247	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
126	126
	249	+
	250	+)))
127	127
128		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
129		-
130		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
131		-
132		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
133		-
134		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
135		-
136		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
137		-
138		-
139		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
140		-
141		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
142		-
143		-[[image:1748002396864-933.png]]
144		-
145		-
146		-
147		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
148		-
149		-[[image:1748002474366-246.png]]
150		-
151		-
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