Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Contenu

...	...	@@ -3,39 +3,62 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23	23
24		-== Liens ==
	22	+== Cas d'usage ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	24	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
28	28
29		-== Avantages ==
	26	+(((
	27	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	29	+(((
	30	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	32	+(((
	33	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
36	36
37		->(% class="small" %)•Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt•Préparer un prêt à une autre institution•Gérer une exposition itinérante•Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)•Organiser une conservation curative et préventive, analyse•Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites•Gérer des déménagements structurés (avec planification)•Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis•Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis•Préparer un dépôt de plainte•Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	35	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
38	38
	37	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	42	+
	43	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	44	+
	45	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	46	+
	47	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	48	+
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonnes pratiques :
	52	+
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	57	+)))
	58	+)))
	59	+)))
	60	+)))
	61	+
39	39	= Comment créer un évènement ? =
40	40
41	41	== Depuis la table des évènements ==
...	...	@@ -60,10 +60,27 @@
60	60
61	61	= Choisir une grille de saisie =
62	62
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	87	+
63	63	La grille détermine la structure et les champs affichés.
64	64
65	65	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
66	66
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	93	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	94	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	95	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	96	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	97	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	98	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	99	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	100	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	101	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	102	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	103	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	104	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	105	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	106	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
67	67
68	68	(% class="box infomessage" %)
69	69	(((
...	...	@@ -81,13 +81,86 @@
81	81
82	82	= Renseigner et enregistrer la notice =
83	83
84		-= Lier des biens à l'évènement =
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
85	85
86		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
87	87
	130	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88	88
89	89
	133	+== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
90	90
	135	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	136	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	137	+
	138	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	139	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	140	+* Définit la nature de l’opération.
	141	+* Conditionne les champs affichés.
	142	+* Déclenche les règles métiers.
	143	+* Détermine le workflow.
	144	+)))|(((
	145	+* Exposition
	146	+* Exposition itinérante
	147	+* Prêt hors exposition
	148	+* Activité
	149	+* Vente
	150	+* Dépôt
	151	+* Déménagement
	152	+* Traitement de conservation et analyse
	153	+* Commission
	154	+* Etc.
	155	+)))
	156	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	157	+* Affine la description du type choisi.
	158	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	159	+)))|(((
	160	+Pour une exposition :
	161	+
	162	+* Interne temporaire au musée.
	163	+* Prêt à une autre institution.
	164	+)))
	165	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	166	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	167	+)))|(((
	168	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	169	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	170	+)))
	171	+
	172	+
	173	+
	174	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	175	+
	176	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	177	+
	178	+(% class="box warningmessage" %)
	179	+(((
	180	+Attention :
	181	+
	182	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	183	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	184	+)))
	185	+
	186	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+
	188	+
	189	+
	190	+
	191	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	192	+
	193	+
	194	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	195	+
	196	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	197	+
	198	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	199	+
	200	+
	201	+
	202	+
	203	+
91	91
92	92	)))
93	93	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -103,14 +103,31 @@
103	103	**Aller plus loin**
104	104
105	105	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
106		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	219	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
	220	+* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	221	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	222	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	223	+
107	107	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	225	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
108	108	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	227	+
	228	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
109	109	)))
110	110
111	111	(% class="box" %)
112	112	(((
113	113	**Icônes principales **
	234	+
	235	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	236	+
	237	+
	238	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	239	+
	240	+
	241	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
	242	+
	243	+
114	114	)))
115	115
116	116	(((
...	...	@@ -121,28 +121,4 @@
121	121
122	122
123	123
124		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
125		-
126		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
127		-
128		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
129		-
130		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
131		-
132		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
133		-
134		-
135		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136		-
137		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
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139		-[[image:1748002396864-933.png]]
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