Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Contenu

...	...	@@ -3,71 +3,61 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23	23
24		-== Liens ==
	22	+== Cas d'usage ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	24	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
28	28
29		-== Avantages ==
	26	+(((
	27	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	29	+(((
	30	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
34	34
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37	37	(((
38		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
	33	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
39	39
	35	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
40	40
41		-(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	37	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
42	42
	39	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
43	43
44		-(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	41	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
45	45
	43	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
46	46
47		-(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	45	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
48	48
	47	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
49	49
50		-(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonnes pratiques :
51	51
52		-
53		-(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
54		-
55		-
56		-(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
57		-
58		-
59		-(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
60		-
61		-
62		-(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
63		-
64		-
65		-(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
66		-
67		-
68		-(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
69	69	)))
70	70	)))
	59	+)))
	60	+)))
71	71
72	72	= Comment créer un évènement ? =
73	73
...	...	@@ -93,10 +93,27 @@
93	93
94	94	= Choisir une grille de saisie =
95	95
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	87	+
96	96	La grille détermine la structure et les champs affichés.
97	97
98	98	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
99	99
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	93	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	94	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	95	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	96	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	97	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	98	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	99	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	100	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	101	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	102	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	103	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	104	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	105	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	106	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
100	100
101	101	(% class="box infomessage" %)
102	102	(((
...	...	@@ -114,13 +114,76 @@
114	114
115	115	= Renseigner et enregistrer la notice =
116	116
117		-= Lier des biens à l'évènement =
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
118	118
119		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
120	120
	130	+(% class="box warningmessage" %)
	131	+(((
	132	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	133	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
121	121
	135	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	136	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	137	+* Définit la nature de l’opération.
	138	+* Conditionne les champs affichés.
	139	+* Déclenche les règles métiers.
	140	+* Détermine le workflow.
	141	+)))|(((
	142	+* Exposition
	143	+* Exposition itinérante
	144	+* Prêt hors exposition
	145	+* Activité
	146	+* Vente
	147	+* Dépôt
	148	+* Déménagement
	149	+* Traitement de conservation et analyse
	150	+* Commission
	151	+* Etc.
	152	+)))
	153	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	154	+* Affine la description du type choisi.
	155	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	156	+)))|(((
	157	+Pour une exposition :
122	122
	159	+* Interne temporaire au musée.
	160	+* Prêt à une autre institution.
	161	+)))
	162	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	163	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	164	+)))|(((
	165	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	166	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	167	+)))
	168	+)))
123	123
	170	+(% class="box successmessage" %)
	171	+(((
	172	+Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	173	+
	174	+Attention :
	175	+
	176	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	177	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	178	+
	179	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	180	+)))
	181	+
	182	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	183	+
	184	+
	185	+(% class="box successmessage" %)
	186	+(((
	187	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	188	+
	189	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	190	+)))
	191	+
	192	+
	193	+
124	124
125	125	)))
126	126	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -136,14 +136,31 @@
136	136	**Aller plus loin**
137	137
138	138	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
139		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	209	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
	210	+* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
	211	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	212	+* [[Supprimer un évènement avec des n>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]][[otices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	213	+
140	140	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	215	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
141	141	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	217	+
	218	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
142	142	)))
143	143
144	144	(% class="box" %)
145	145	(((
146	146	**Icônes principales **
	224	+
	225	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	226	+
	227	+
	228	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	229	+
	230	+
	231	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
	232	+
	233	+
147	147	)))
148	148
149	149	(((
...	...	@@ -154,28 +154,4 @@
154	154
155	155
156	156
157		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
158		-
159		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
160		-
161		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
162		-
163		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
164		-
165		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
166		-
167		-
168		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
169		-
170		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
171		-
172		-[[image:1748002396864-933.png]]
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176		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
177		-
178		-[[image:1748002474366-246.png]]
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