Modifications pour le document Créer un évènement
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 25 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Créer un évènement - Contenu
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... ... @@ -1,26 +1,340 @@ 1 - Danslesmusées, les biens peuvent fairel’objet demultiplesactions : prêts, expositions,dépôts,restaurations,mouvementsinternes(pour marquage, photographie, déménagement, etc.).1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** 2 2 3 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres. 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 5 +((( 6 + 7 +))) 4 4 5 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés. 9 +((( 10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? = 6 6 7 - C’estpourquoiplusieursgrillesde saisiesontproposées danscettetable,afin de répondreàladiversitédes situations rencontrées.12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 8 8 9 -(% style="text-align: center;" %) 10 -[[image:1748002233812-408.png]] 14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 11 11 16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 12 12 13 - Concernant lesexpositions, il existedeuxsous-typesà distinguer:d’unepart,lesprêts pourexpositionquevous accordezàd’autresmusées,etd’autre part,lesexpositions temporairesquevous organisezvous-même,auxquellespeuvents’ajouter des biens empruntés.18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 14 14 15 - Afinde clarifier l’historiquedes expositions, nousutilisons deux champs de typagedistincts pour différencier ces situations.20 +== Cas d'usage == 16 16 17 - [[image:1748002396864-933.png]]22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 18 18 24 +((( 25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 19 19 27 +((( 28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 20 20 21 -Visualisation de la liste de résultats des évènements : 30 +((( 31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 22 22 23 - [[image:1748002474366-246.png]]33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 24 24 35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 25 25 37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 38 + 39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 40 + 41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 42 + 43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 44 + 45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 46 + 47 +(% class="box successmessage" %) 48 +((( 49 +Bonnes pratiques : 50 + 51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 55 +))) 56 +))) 57 +))) 58 +))) 59 + 60 += Comment créer un évènement ? = 61 + 62 +== Depuis la table des évènements == 63 + 64 +Cliquez sur l'icône de **création** 65 + 66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 67 + 68 +== Depuis le tableau de bord == 69 + 70 +Cliquez sur l'icône de **création** 71 + 72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 73 + 74 +== Depuis une notice de bien == 75 + 76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 77 + 78 +Cliquez sur l'icône de **création** 79 + 80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 + 82 += Choisir une grille de saisie = 83 + 84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 85 + 86 +La grille détermine la structure et les champs affichés. 87 + 88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 89 + 90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 105 + 106 +(% class="box infomessage" %) 107 +((( 108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 109 + 110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 111 + 112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 116 + 117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 118 +))) 119 + 120 += Renseigner et enregistrer la notice = 121 + 122 +Une fois la grille de saisie ouverte, 123 + 124 +1. **Remplir les champs** de la grille 125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 126 +1. **Enregistrer la notice. ** 127 + 128 +(% class="box warningmessage" %) 129 +((( 130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 132 + 133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 135 +* Définit la nature de l’opération. 136 +* Conditionne les champs affichés. 137 +* Déclenche les règles métiers. 138 +* Détermine le workflow. 139 +)))|((( 140 +* Exposition 141 +* Exposition itinérante 142 +* Prêt hors exposition 143 +* Activité 144 +* Vente 145 +* Dépôt 146 +* Déménagement 147 +* Traitement de conservation et analyse 148 +* Commission 149 +* Etc. 150 +))) 151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 152 +* Affine la description du type choisi. 153 +* Permet de différencier des cas spécifiques. 154 +)))|((( 155 +Pour une exposition : 156 + 157 +* Interne temporaire au musée. 158 +* Prêt à une autre institution. 159 +))) 160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 162 +)))|((( 163 +* Activités : concert, colloque, conférence. 164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 165 +))) 166 +))) 167 + 168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 169 + 170 + 171 +(% class="box successmessage" %) 172 +((( 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 174 +))) 175 + 176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 + 178 + 179 += Lier des biens à l'évènement = 180 + 181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 182 + 183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 184 + 185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 186 + 187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 188 + 189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 190 + 191 +=== Cas d'usage === 192 + 193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 194 + 195 +((( 196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 197 + 198 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 199 + 200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 201 + 202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 203 +))) 204 + 205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? == 206 + 207 +=== Depuis une recherche === 208 + 209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 212 +1. ((( 213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 214 + 215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 218 +))) 219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 220 + 221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 + 223 + 224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 + 226 + 227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 228 + 229 + 230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 + 232 + 233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 234 + 235 + 236 +=== Depuis un panier === 237 + 238 +(% class="box warningmessage" %) 239 +((( 240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. 241 +))) 242 + 243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 244 +1. **Sélectionnez le panier** : 245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 247 +1. ((( 248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 249 + 250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 253 +))) 254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 255 + 256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 257 + 258 + 259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 260 + 261 + 262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 263 + 264 + 265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 266 + 267 + 268 +=== Depuis une notice de bien === 269 + 270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 271 + 272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 273 + 274 + 275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? == 276 + 277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition. 278 + 279 +Pour ce faire : 280 + 281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens 282 + 283 +(% class="box warningmessage" %) 284 +((( 285 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre. 286 +))) 287 + 288 + 289 + 290 + 291 += Gérer les biens liés à l'évènement = 292 + 293 + 294 += Supprimer un évènement avec des notices liées = 295 + 296 + 297 + 26 26 299 +))) 300 +)))|(% style="width:300px" %)((( 301 +(% class="box" %) 302 +((( 303 +**Sommaire** 304 + 305 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 306 +))) 307 + 308 +(% class="box" %) 309 +((( 310 +**Aller plus loin** 311 + 312 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 313 +* Planifier et suivre les mouvements associés 314 + 315 + 316 + 317 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 318 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 319 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 320 +))) 321 + 322 +(% class="box" %) 323 +((( 324 +**Icônes principales ** 325 +))) 326 + 327 +((( 328 + 329 +))) 330 +))) 331 + 332 + 333 + 334 + 335 + 336 + 337 + 338 + 339 + 340 +
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