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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 2.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,299 @@
1 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
5 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
9 +(((
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
6 6  
7 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
8 8  
9 -(% style="text-align: center;" %)
10 -[[image:1748002233812-408.png]]
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
11 11  
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
12 12  
13 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
14 14  
15 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
20 +== Cas d'usage ==
16 16  
17 -[[image:1748002396864-933.png]]
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
18 18  
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
19 19  
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
20 20  
21 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
22 22  
23 -[[image:1748002474366-246.png]]
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
24 24  
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
25 25  
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 +
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 +
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 +
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +Bonnes pratiques :
51 +
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 +)))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
60 +
61 += Comment créer un évènement ? =
62 +
63 +== Depuis la table des évènements ==
64 +
65 +Cliquez sur l'icône de **création**
66 +
67 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 +== Depuis le tableau de bord ==
70 +
71 +Cliquez sur l'icône de **création**
72 +
73 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +
75 +== Depuis une notice de bien ==
76 +
77 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 +
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
80 +
81 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +
83 += Choisir une grille de saisie =
84 +
85 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +
87 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 +
89 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 +
91 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
106 +
107 +(% class="box infomessage" %)
108 +(((
109 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
110 +
111 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112 +
113 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
115 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
117 +
118 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 +)))
120 +
121 += Renseigner et enregistrer la notice =
122 +
123 +Une fois la grille de saisie ouverte,
124 +
125 +1. **Remplir les champs** de la grille
126 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 +1. **Enregistrer la notice. **
128 +
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 +
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
137 +* Conditionne les champs affichés.
138 +* Déclenche les règles métiers.
139 +* Détermine le workflow.
140 +)))|(((
141 +* Exposition
142 +* Exposition itinérante
143 +* Prêt hors exposition
144 +* Activité
145 +* Vente
146 +* Dépôt
147 +* Déménagement
148 +* Traitement de conservation et analyse
149 +* Commission
150 +* Etc.
151 +)))
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 +)))|(((
156 +Pour une exposition :
157 +
158 +* Interne temporaire au musée.
159 +* Prêt à une autre institution.
160 +)))
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 +)))|(((
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
165 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 +)))
167 +)))
168 +
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +
171 +
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
176 +
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +
180 += Lier des biens à l'évènement =
181 +
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
211 +
212 +Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
213 +
214 +Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215 +
216 +Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217 +
218 +Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219 +
220 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +=== Depuis un panier ===
236 +
237 +[[image:1756190418652-625.png]]
238 +
239 +
240 +=== Depuis une notice de bien ===
241 +
242 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 +
244 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 +
246 +
247 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 +
249 +
250 += Gérer les biens liés à l'évènement =
251 +
252 +
253 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 +
255 +
256 +
26 26  
258 +)))
259 +)))|(% style="width:300px" %)(((
260 +(% class="box" %)
261 +(((
262 +**Sommaire**
263 +
264 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
265 +)))
266 +
267 +(% class="box" %)
268 +(((
269 +**Aller plus loin**
270 +
271 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 +* Planifier et suivre les mouvements associés
273 +
274 +
275 +
276 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
278 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
279 +)))
280 +
281 +(% class="box" %)
282 +(((
283 +**Icônes principales **
284 +)))
285 +
286 +(((
287 +
288 +)))
289 +)))
290 +
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
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