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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,77 +3,41 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7		-
8		-Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9		-
10		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
	12	+== Rôle fonctionnel ==
17	17
18		-Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
19	19
20		-Elle permet de :
	16	+== Contenu principal ==
21	21
22		-* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23		-** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24		-** les **organismes impliqués**,
25		-** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26		-** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27		-** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28		-* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29		-* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
30	30
	24	+== Liens ==
31	31
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
32	32
33		-= Cas d'usage =
	29	+== Avantages ==
34	34
35		-== Organiser une exposition temporaire du musée ==
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
36	36
37		-Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	35	+== Cas d'usage ==
38	38
39		-== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
40	40
41		-Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	39	+= Comment créer un évènement ? =
42	42
43		-== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44		-
45		-Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
46		-
47		-== Préparer un dépôt sortant ==
48		-
49		-Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
50		-
51		-== Suivre un déménagement ==
52		-
53		-Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54		-
55		-== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56		-
57		-Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58		-
59		-== Formaliser une commission ==
60		-
61		-Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62		-
63		-== Tracer un évènement interne ==
64		-
65		-Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66		-
67		-= Comment créer une notice évènement ? =
68		-
69		-(% class="box successmessage" %)
70		-(((
71		-**Bonnes pratiques**
72		-
73		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74		-* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
75		-)))
76		-
77	77	== Depuis la table des évènements ==
78	78
79	79	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -94,38 +94,21 @@
94	94
95	95	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
97		-= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
	61	+= Choisir une grille de saisie =
98	98
99		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	63	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
100	100
101		-**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
	65	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
102	102
103		-Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104	104
105		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120		-
121	121	(% class="box infomessage" %)
122	122	(((
123		-== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
	70	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124	124
125		-L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	72	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126	126
127	127	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128		-* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
	75	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129	129	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130	130	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131	131
...	...	@@ -134,82 +134,13 @@
134	134
135	135	= Renseigner et enregistrer la notice =
136	136
137		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	84	+= Lier des biens à l'évènement =
138	138
139		-1. **Remplir les champs** de la grille
140		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141		-1. **Enregistrer la notice. **
	86	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
142	142
143		-(% class="box infomessage" %)
144		-(((
145		-**Astuce**
146		-Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147		-)))
148	148
149		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150	150
151		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152	152
153		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
154		-
155		-* le **type**,
156		-* le **sous-type**
157		-* et la **catégorie**.
158		-
159		-Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
160		-
161		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
163		-* Détermine la nature de l’opération.
164		-* Conditionne les champs affichés.
165		-* Déclenche les règles métiers.
166		-* Détermine le workflow.
167		-)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
168		-* Exposition
169		-* Exposition itinérante
170		-* Prêt hors exposition
171		-* Activités
172		-* Ventes
173		-* Dépôt
174		-* Déménagement
175		-* Traitement de conservation et analyse
176		-* Dépôt de plainte
177		-* Mvt int temporaire
178		-* Mvt int marquage
179		-* Mvt int photographie
180		-* Mvt int chantier collection
181		-* Mvt int autre
182		-* Commission  de prêt/dépôt
183		-* Commission d'acquisition
184		-* Commission de restauration
185		-* Commission de contrôle
186		-* Sous-commission : demande de dépôt
187		-* Sous-commission : transfert d'affectation
188		-* Sous-commission : déclassement
189		-)))
190		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
191		-* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
192		-)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
193		-Pour une exposition :
194		-
195		-* Interne temporaire au musée.
196		-* Prêt à une autre institution.
197		-)))
198		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
199		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200		-)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
201		-* Activités : concert, colloque, conférence....
202		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203		-)))
204		-
205		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206		-
207		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
208		-
209		-Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
210		-
211		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212		-
213	213
214	214	)))
215	215	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -224,32 +224,47 @@
224	224	(((
225	225	**Aller plus loin**
226	226
227		-* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
229		-
230		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
	105	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	106	+* Planifier et suivre les mouvements associés
231	231	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
232	232	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
233		-
234		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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237	237	(% class="box" %)
238	238	(((
239	239	**Icônes principales **
	114	+)))
240	240
241		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	116	+(((
242	242
	118	+)))
	119	+)))
243	243
244		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
245		-
246	246
247		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
248	248
249		-
250		-)))
251	251
252		-(((
	124	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	125	+
	126	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	127	+
	128	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	129	+
	130	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	131	+
	132	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	133	+
	134	+
	135	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	136	+
	137	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	138	+
	139	+[[image:1748002396864-933.png]]
	140	+
	141	+
	142	+
	143	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	144	+
	145	+[[image:1748002474366-246.png]]
	146	+
	147	+
253	253
254		-)))
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