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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Créer un évènement
++Saisir un évènement

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -3,77 +3,64 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
++La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
--Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
--
  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
  )))
  (((
--= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
++= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
--La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
++La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
--Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
++Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
--Elle permet de :
++Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
--* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
--** le **titre** et le **type d’évènement** ,
--** les **organismes impliqués**,
--** les **dates prévisionnelles et réelles**,
--** une **description** et les **responsables** de l’opération,
--** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
--* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
--* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
++En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
++== Cas d'usage ==
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
--= Cas d'usage =
++(((
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
--== Organiser une exposition temporaire du musée ==
++(((
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
--Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
++(((
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
--== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
--Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
--== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
--Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
--== Préparer un dépôt sortant ==
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
--Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
--== Suivre un déménagement ==
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
--Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
--
--== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
--
--Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
--
--== Formaliser une commission ==
--
--Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
--
--== Tracer un évènement interne ==
--
--Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
--
--= Comment créer une notice évènement ? =
--
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques**
++Bonnes pratiques :
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
--* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
++* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
++* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
++* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
  )))
++)))
++)))
++)))
++= Comment créer un évènement ? =
++
  == Depuis la table des évènements ==
  Cliquez sur l'icône de **création**
@@ -94,38 +94,38 @@
  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
++= Choisir une grille de saisie =
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
++La grille détermine la structure et les champs affichés.
--Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
++Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
++|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
++|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
++|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
++|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
++|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
++|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
++|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
++|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
++|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
++|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
++|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
++|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
++|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
++|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
++**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
--L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
++* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
@@ -140,76 +140,85 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
 . **Enregistrer la notice. **
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce**
--Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
--)))
--
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
++Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
++Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
--* le **type**,
--* le **sous-type**
--* et la **catégorie**.
--
--Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
--* Détermine la nature de l’opération.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
++|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
++* Définit la nature de l’opération.
  * Conditionne les champs affichés.
  * Déclenche les règles métiers.
  * Détermine le workflow.
--)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++)))|(((
  * Exposition
  * Exposition itinérante
  * Prêt hors exposition
--* Activités
--* Ventes
++* Activité
++* Vente
  * Dépôt
  * Déménagement
  * Traitement de conservation et analyse
--* Dépôt de plainte
--* Mvt int temporaire
--* Mvt int marquage
--* Mvt int photographie
--* Mvt int chantier collection
--* Mvt int autre
--* Commission  de prêt/dépôt
--* Commission d'acquisition
--* Commission de restauration
--* Commission de contrôle
--* Sous-commission : demande de dépôt
--* Sous-commission : transfert d'affectation
--* Sous-commission : déclassement
++* Commission
++* Etc.
  )))
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
--* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
--)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
++* Affine la description du type choisi.
++* Permet de différencier des cas spécifiques.
++)))|(((
  Pour une exposition :
  * Interne temporaire au musée.
  * Prêt à une autre institution.
  )))
--|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
  * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
--)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
--* Activités : concert, colloque, conférence....
++)))|(((
++* Activités : concert, colloque, conférence.
  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
  )))
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
++
++Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Attention :
++
++* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
++* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
++)))
++
++[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
--Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
++Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -224,10 +224,12 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
--* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
@@ -253,3 +253,8 @@
  )))
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