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sur 2025/09/10 14:07
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,253 +3,100 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
17 17  
18 -Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13 += Comment créer un évènement ? =
19 19  
20 -Elle permet de :
15 +== Depuis la table des évènements ==
21 21  
22 -* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 -** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 -** les **organismes impliqués**,
25 -** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 -** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 -** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 -* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 -* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
17 +Cliquez sur l'icône de **création**
30 30  
19 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756128349295-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
21 +== Depuis le tableau de bord ==
32 32  
33 -= Cas d'usage =
23 +Cliquez sur l'icône de **création**
34 34  
35 -== Organiser une exposition temporaire du musée ==
25 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
27 +== Depuis une notice de biens ==
38 38  
39 -== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
29 +Cliquez sur l'icône de **création**
40 40  
41 -Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
31 +[[Légende>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
33 += Choisir une grille de saisie =
44 44  
45 -Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
35 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
46 46  
47 -== Préparer un dépôt sortant ==
37 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
48 48  
49 -Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
50 50  
51 -== Suivre un déménagement ==
40 += Renseigner et enregistrer la notice =
52 52  
53 -Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
42 += Lier des biens à l'évènement =
54 54  
55 -== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
44 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
56 56  
57 -Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 58  
59 -== Formaliser une commission ==
60 60  
61 -Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 62  
63 -== Tracer un évènement interne ==
64 -
65 -Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 -
67 -= Comment créer une notice évènement ? =
68 -
69 -(% class="box successmessage" %)
49 +
50 +)))
51 +)))|(% style="width:300px" %)(((
52 +(% class="box" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques**
72 -
73 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
54 +**Sommaire**
75 75  )))
76 76  
77 -== Depuis la table des évènements ==
78 -
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 -
81 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 -
83 -== Depuis le tableau de bord ==
84 -
85 -Cliquez sur l'icône de **création**
86 -
87 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 -
89 -== Depuis une notice de bien ==
90 -
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
92 -
93 -Cliquez sur l'icône de **création**
94 -
95 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
98 -
99 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 -
101 -**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
102 -
103 -Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104 -
105 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120 -
121 -(% class="box infomessage" %)
57 +(% class="box" %)
122 122  (((
123 -== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
59 +**Aller plus loin**
124 124  
125 -L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
61 +* Gérer les évènements
62 +* Planifier
63 +)))
126 126  
127 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
129 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 -
132 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
65 +(% class="box" %)
66 +(((
67 +**Icônes principales **
133 133  )))
134 134  
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
136 -
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
138 -
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
142 -
143 -(% class="box infomessage" %)
144 144  (((
145 -**Astuce**
146 -Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
71 +
147 147  )))
73 +)))
148 148  
149 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 152  
153 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
154 154  
155 -* le **type**,
156 -* le **sous-type**
157 -* et la **catégorie**.
78 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
158 158  
159 -Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
80 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
160 160  
161 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162 -|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
163 -* Détermine la nature de l’opération.
164 -* Conditionne les champs affichés.
165 -* Déclenche les règles métiers.
166 -* Détermine le workflow.
167 -)))|(((
168 -* Exposition
169 -* Exposition itinérante
170 -* Prêt hors exposition
171 -* Activités
172 -* Ventes
173 -* Dépôt
174 -* Déménagement
175 -* Traitement de conservation et analyse
176 -* Dépôt de plainte
177 -* Mvt int temporaire
178 -* Mvt int marquage
179 -* Mvt int photographie
180 -* Mvt int chantier collection
181 -* Mvt int autre
182 -* Commission  de prêt/dépôt
183 -* Commission d'acquisition
184 -* Commission de restauration
185 -* Commission de contrôle
186 -* Sous-commission : demande de dépôt
187 -* Sous-commission : transfert d'affectation
188 -* Sous-commission : déclassement
189 -)))
190 -|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
191 -* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
192 -)))|(((
193 -Pour une exposition :
82 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
194 194  
195 -* Interne temporaire au musée.
196 -* Prêt à une autre institution.
197 -)))
198 -|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
199 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200 -)))|(((
201 -* Activités : concert, colloque, conférence....
202 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 -)))
84 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
204 204  
205 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
206 206  
207 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
208 208  
209 -Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
89 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
210 210  
211 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
212 212  
213 -
214 -)))
215 -)))|(% style="width:300px" %)(((
216 -(% class="box" %)
217 -(((
218 -**Sommaire**
93 +[[image:1748002396864-933.png]]
219 219  
220 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
221 -)))
222 222  
223 -(% class="box" %)
224 -(((
225 -**Aller plus loin**
226 226  
227 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
229 -
230 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
231 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
232 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
233 -
234 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
235 -)))
97 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
236 236  
237 -(% class="box" %)
238 -(((
239 -**Icônes principales **
99 +[[image:1748002474366-246.png]]
240 240  
241 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
242 -
243 243  
244 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
245 245  
246 -
247 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
248 -
249 -
250 -)))
251 -
252 -(((
253 -
254 -)))
255 -)))
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