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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,77 +3,63 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de lopération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, dune restauration ou encore dun chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 17  
18 -Elle a pour vocation première de **documenter lopération elle-même** : c’est la notice l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -Elle permet de :
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
21 21  
22 -* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 -** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 -** les **organismes impliqués**,
25 -** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 -** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 -** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 -* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 -* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
30 30  
20 +== Cas d'usage ==
31 31  
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
32 32  
33 -= Cas d'usage =
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 34  
35 -== Organiser une exposition temporaire du musée ==
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
36 36  
37 -Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
38 38  
39 -== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
40 40  
41 -Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dét ou transferts inter-sites
42 42  
43 -== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
44 44  
45 -Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
46 46  
47 -== Préparer un dépôt sortant ==
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
48 48  
49 -Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
43 +>(% class="small" %)Préparer un pôt de plainte
50 50  
51 -== Suivre un ménagement ==
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
52 52  
53 -Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54 54  
55 -== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 -
57 -Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 -
59 -== Formaliser une commission ==
60 -
61 -Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 -
63 -== Tracer un évènement interne ==
64 -
65 -Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 -
67 -= Comment créer une notice évènement ? =
68 -
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques**
50 +Bonnes pratiques :
72 72  
73 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
75 75  )))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
76 76  
61 += Comment créer un évènement ? =
62 +
77 77  == Depuis la table des évènements ==
78 78  
79 79  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -94,19 +94,19 @@
94 94  
95 95  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
83 += Choisir une grille de saisie =
98 98  
99 99  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 100  
101 -**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
87 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 102  
103 -Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
89 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 104  
105 105  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 106  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 107  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 108  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 110  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 111  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 112  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
... ... @@ -120,12 +120,12 @@
120 120  
121 121  (% class="box infomessage" %)
122 122  (((
123 -== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
109 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 124  
125 -L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
111 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 126  
127 127  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
114 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 129  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 130  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 131  
... ... @@ -140,27 +140,14 @@
140 140  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 141  1. **Enregistrer la notice. **
142 142  
143 -(% class="box infomessage" %)
129 +(% class="box warningmessage" %)
144 144  (((
145 -**Astuce**
146 -Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147 -)))
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148 148  
149 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 -
151 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 -
153 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
154 -
155 -* le **type**,
156 -* le **sous-type**
157 -* et la **catégorie**.
158 -
159 -Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
160 -
161 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162 -|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
163 -* Détermine la nature de l’opération.
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
164 164  * Conditionne les champs affichés.
165 165  * Déclenche les règles métiers.
166 166  * Détermine le workflow.
... ... @@ -168,27 +168,17 @@
168 168  * Exposition
169 169  * Exposition itinérante
170 170  * Prêt hors exposition
171 -* Activités
172 -* Ventes
144 +* Activité
145 +* Vente
173 173  * Dépôt
174 174  * Déménagement
175 175  * Traitement de conservation et analyse
176 -* Dépôt de plainte
177 -* Mvt int temporaire
178 -* Mvt int marquage
179 -* Mvt int photographie
180 -* Mvt int chantier collection
181 -* Mvt int autre
182 -* Commission  de prêt/dépôt
183 -* Commission d'acquisition
184 -* Commission de restauration
185 -* Commission de contrôle
186 -* Sous-commission : demande de dépôt
187 -* Sous-commission : transfert d'affectation
188 -* Sous-commission : déclassement
149 +* Commission
150 +* Etc.
189 189  )))
190 -|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
191 -* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
192 192  )))|(((
193 193  Pour une exposition :
194 194  
... ... @@ -195,21 +195,131 @@
195 195  * Interne temporaire au musée.
196 196  * Prêt à une autre institution.
197 197  )))
198 -|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
199 199  * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200 200  )))|(((
201 -* Activités : concert, colloque, conférence....
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
202 202  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 203  )))
167 +)))
204 204  
205 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
208 208  
209 -Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
210 210  
211 211  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
179 +
180 += Lier des biens à l'évènement =
181 +
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 +1. (((
214 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 +
216 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 +)))
220 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 +
222 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 +=== Depuis un panier ===
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 +Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 +)))
243 +
244 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
245 +1. **Sélectionnez le panier** :
246 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
247 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
248 +1. (((
249 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
250 +
251 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
252 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
253 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
254 +)))
255 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
256 +
257 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +
265 +
266 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +
268 +
269 +=== Depuis une notice de bien ===
270 +
271 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
272 +
273 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
277 +
278 +
279 += Gérer les biens liés à l'évènement =
280 +
281 +
282 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
283 +
284 +
285 +
213 213  
214 214  )))
215 215  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -224,32 +224,32 @@
224 224  (((
225 225  **Aller plus loin**
226 226  
227 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
229 -
230 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
300 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
301 +* Planifier et suivre les mouvements associés
302 +
303 +
304 +
231 231  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
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232 232  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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234 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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