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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,77 +3,78 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7		-
8		-Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9		-
10		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
	12	+== Rôle fonctionnel ==
17	17
18		-Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
19	19
20		-Elle permet de :
	16	+== Contenu principal ==
21	21
22		-* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23		-** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24		-** les **organismes impliqués**,
25		-** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26		-** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27		-** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28		-* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29		-* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
30	30
	24	+== Liens ==
31	31
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
32	32
33		-= Cas d'usage =
	29	+== Avantages ==
34	34
35		-== Organiser une exposition temporaire du musée ==
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
36	36
37		-Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	35	+== Cas d'usage ==
38	38
39		-== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
40	40
41		-Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
42	42
43		-== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44	44
45		-Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
46	46
47		-== Préparer un dépôt sortant ==
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
48	48
49		-Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
50	50
51		-== Suivre un déménagement ==
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
52	52
53		-Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
54	54
55		-== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
56	56
57		-Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
58	58
59		-== Formaliser une commission ==
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
60	60
61		-Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62	62
63		-== Tracer un évènement interne ==
64		-
65		-Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66		-
67		-= Comment créer une notice évènement ? =
68		-
69	69	(% class="box successmessage" %)
70	70	(((
71		-**Bonnes pratiques**
	65	+Bonnes pratiques :
72	72
73		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74		-* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	67	+* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
	68	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	69	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	70	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
75	75	)))
	72	+)))
	73	+)))
	74	+)))
76	76
	76	+= Comment créer un évènement ? =
	77	+
77	77	== Depuis la table des évènements ==
78	78
79	79	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -94,19 +94,19 @@
94	94
95	95	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
97		-= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
	98	+= Choisir une grille de saisie =
98	98
99	99	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100	100
101		-**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
	102	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
102	102
103		-Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
	104	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104	104
105	105	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106	106	|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107	107	|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108	108	|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109		-|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110	110	|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111	111	|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112	112	|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
...	...	@@ -120,12 +120,12 @@
120	120
121	121	(% class="box infomessage" %)
122	122	(((
123		-== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
	124	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124	124
125		-L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	126	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126	126
127	127	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128		-* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
	129	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129	129	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130	130	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131	131
...	...	@@ -140,27 +140,14 @@
140	140	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141	141	1. **Enregistrer la notice. **
142	142
143		-(% class="box infomessage" %)
	144	+(% class="box warningmessage" %)
144	144	(((
145		-**Astuce**
146		-Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147		-)))
	146	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	147	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148	148
149		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150		-
151		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152		-
153		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
154		-
155		-* le **type**,
156		-* le **sous-type**
157		-* et la **catégorie**.
158		-
159		-Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
160		-
161		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162		-|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
163		-* Détermine la nature de l’opération.
	149	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	150	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	151	+* Définit la nature de l’opération.
164	164	* Conditionne les champs affichés.
165	165	* Déclenche les règles métiers.
166	166	* Détermine le workflow.
...	...	@@ -168,27 +168,17 @@
168	168	* Exposition
169	169	* Exposition itinérante
170	170	* Prêt hors exposition
171		-* Activités
172		-* Ventes
	159	+* Activité
	160	+* Vente
173	173	* Dépôt
174	174	* Déménagement
175	175	* Traitement de conservation et analyse
176		-* Dépôt de plainte
177		-* Mvt int temporaire
178		-* Mvt int marquage
179		-* Mvt int photographie
180		-* Mvt int chantier collection
181		-* Mvt int autre
182		-* Commission  de prêt/dépôt
183		-* Commission d'acquisition
184		-* Commission de restauration
185		-* Commission de contrôle
186		-* Sous-commission : demande de dépôt
187		-* Sous-commission : transfert d'affectation
188		-* Sous-commission : déclassement
	164	+* Commission
	165	+* Etc.
189	189	)))
190		-|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
191		-* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
	167	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	168	+* Affine la description du type choisi.
	169	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
192	192	)))|(((
193	193	Pour une exposition :
194	194
...	...	@@ -195,21 +195,75 @@
195	195	* Interne temporaire au musée.
196	196	* Prêt à une autre institution.
197	197	)))
198		-|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
	176	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
199	199	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200	200	)))|(((
201		-* Activités : concert, colloque, conférence....
	179	+* Activités : concert, colloque, conférence.
202	202	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203	203	)))
	182	+)))
204	204
205		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	184	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206	206
207		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
208	208
209		-Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
	187	+= Lier des biens à l'évènement =
210	210
211		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	189	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
212	212
	191	+=== Rôle fonctionnel ===
	192	+
	193	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	194	+
	195	+=== Contenu principal ===
	196	+
	197	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	198	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	199	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	200	+* Commentaire logistique ou scénographique
	201	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	202	+
	203	+=== Liens ===
	204	+
	205	+* Dépend directement de la table Évènement
	206	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	207	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	208	+
	209	+=== Avantages ===
	210	+
	211	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	212	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	213	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	214	+
	215	+=== Cas d'usage ===
	216	+
	217	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	218	+
	219	+(((
	220	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	221	+
	222	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	223	+
	224	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	225	+
	226	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	227	+)))
	228	+
	229	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
	230	+
	231	+=== Depuis une recherche ===
	232	+
	233	+=== Depuis un panier ===
	234	+
	235	+=== Depuis une notice de bien ===
	236	+
	237	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	238	+
	239	+
	240	+
	241	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	242	+
	243	+
	244	+
213	213
214	214	)))
215	215	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -224,32 +224,32 @@
224	224	(((
225	225	**Aller plus loin**
226	226
227		-* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
229		-
230		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
	259	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	260	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	261	+
	262	+
	263	+
231	231	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	265	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
232	232	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
233		-
234		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
235	235	)))
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237	237	(% class="box" %)
238	238	(((
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	272	+)))
240	240
241		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	274	+(((
242	242
	276	+)))
	277	+)))
243	243
244		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
245		-
246	246
247		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
248	248
249		-
250		-)))
251	251
252		-(((
	282	+
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254		-)))
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