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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,77 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7		-
8		-Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9		-
10		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
	12	+== Rôle fonctionnel ==
17	17
18		-Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
19	19
20		-Elle permet de :
	16	+== Contenu principal ==
21	21
22		-* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23		-** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24		-** les **organismes impliqués**,
25		-** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26		-** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27		-** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28		-* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29		-* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
30	30
	24	+== Liens ==
31	31
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
32	32
33		-= Cas d'usage =
	29	+== Avantages ==
34	34
35		-== Organiser une exposition temporaire du musée ==
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
36	36
37		-Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	35	+== Cas d'usage ==
38	38
39		-== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
40	40
41		-Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
42	42
43		-== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44	44
45		-Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
46	46
47		-== Préparer un dépôt sortant ==
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
48	48
49		-Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
50	50
51		-== Suivre un déménagement ==
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
52	52
53		-Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
54	54
55		-== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
56	56
57		-Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
58	58
59		-== Formaliser une commission ==
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
60	60
61		-Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62	62
63		-== Tracer un évènement interne ==
64		-
65		-Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66		-
67		-= Comment créer une notice évènement ? =
68		-
69	69	(% class="box successmessage" %)
70	70	(((
71		-**Bonnes pratiques**
	65	+Bonnes pratiques :
72	72
73		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74		-* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	67	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	68	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	69	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
75	75	)))
	71	+)))
	72	+)))
	73	+)))
76	76
	75	+= Comment créer un évènement ? =
	76	+
77	77	== Depuis la table des évènements ==
78	78
79	79	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -94,19 +94,17 @@
94	94
95	95	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
97		-= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
	97	+= Choisir une grille de saisie =
98	98
99		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	99	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
100	100
101		-**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
	101	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
102	102
103		-Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104		-
105	105	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106	106	|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107	107	|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108	108	|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109		-|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	107	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110	110	|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111	111	|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112	112	|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
...	...	@@ -120,12 +120,12 @@
120	120
121	121	(% class="box infomessage" %)
122	122	(((
123		-== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
	121	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124	124
125		-L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	123	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126	126
127	127	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128		-* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
	126	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129	129	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130	130	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131	131
...	...	@@ -140,61 +140,62 @@
140	140	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141	141	1. **Enregistrer la notice. **
142	142
143		-(% class="box infomessage" %)
144		-(((
145		-**Astuce**
146		-Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147		-)))
	141	+[[Grille de saisie d'une notice d'évènement>>image:1756131727321-691.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148	148
149		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+= Lier des biens à l'évènement =
150	150
151		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	145	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
152	152
153		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
154		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	147	+=== Rôle fonctionnel ===
155	155
156		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
157		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
158		-* Définit la nature de l’opération.
159		-* Conditionne les champs affichés.
160		-* Déclenche les règles métiers.
161		-* Détermine le workflow.
162		-)))|(((
163		-* Exposition
164		-* Exposition itinérante
165		-* Prêt hors exposition
166		-* Activité
167		-* Vente
168		-* Dépôt
169		-* Déménagement
170		-* Traitement de conservation et analyse
171		-* Commission
172		-* Etc.
173		-)))
174		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
175		-* Affine la description du type choisi.
176		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
177		-)))|(((
178		-Pour une exposition :
	149	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
179	179
180		-* Interne temporaire au musée.
181		-* Prêt à une autre institution.
	151	+=== Contenu principal ===
	152	+
	153	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	154	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	155	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	156	+* Commentaire logistique ou scénographique
	157	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	158	+
	159	+=== Liens ===
	160	+
	161	+* Dépend directement de la table Évènement
	162	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	163	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	164	+
	165	+=== Avantages ===
	166	+
	167	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	168	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	169	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	170	+
	171	+=== Cas d'usage ===
	172	+
	173	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	174	+
	175	+(((
	176	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	177	+
	178	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	179	+
	180	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	181	+
	182	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
182	182	)))
183		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
184		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
185		-)))|(((
186		-* Activités : concert, colloque, conférence.
187		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
188		-)))
189	189
190		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
191	191
192		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	187	+=== Depuis une recherche ===
193	193
194		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	189	+=== Depuis un panier ===
195	195
196		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+=== Depuis une notice de bien ===
197	197
	193	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	194	+
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210	210	**Aller plus loin**
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212		-* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214		-
215		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
	211	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	212	+* Planifier et suivre les mouvements associés
216	216	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
217	217	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218		-
219		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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226		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
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229		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
230		-
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232		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
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234		-
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237		-(((
	230	+
	231	+
	232	+
	233	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	234	+
	235	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	236	+
	237	+[[image:1748002396864-933.png]]
	238	+
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