Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 117 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,240 +1,26 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
2	2
3		-|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box" %)
5		-(((
6		-La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	3	+Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
7	7
8		-Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9		-
10		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
11		-)))
12		-
	5	+(% class="\" %)
13	13	(((
14		-= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
15		-
16		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
17		-
18		-Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
19		-
20		-Elle permet de :
21		-
22		-* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23		-** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24		-** les **organismes impliqués**,
25		-** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26		-** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27		-** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28		-* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29		-* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
30		-
31		-
32		-
33		-= Cas d'usage =
34		-
35		-== Organiser une exposition temporaire du musée ==
36		-
37		-Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
38		-
39		-== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
40		-
41		-Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
42		-
43		-== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44		-
45		-Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
46		-
47		-== Préparer un dépôt sortant ==
48		-
49		-Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
50		-
51		-== Suivre un déménagement ==
52		-
53		-Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54		-
55		-== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56		-
57		-Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58		-
59		-== Formaliser une commission ==
60		-
61		-Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62		-
63		-== Tracer un évènement interne ==
64		-
65		-Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66		-
67		-= Comment créer une notice évènement ? =
68		-
69		-(% class="box successmessage" %)
70		-(((
71		-**Bonnes pratiques**
72		-
73		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74		-* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	7	+Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
75	75	)))
76	76
77		-== Depuis la table des évènements ==
	10	+Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
78	78
79		-Cliquez sur l'icône de **création**
80	80
81		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	13	+(% style="text-align:center" %)
	14	+[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
82	82
83		-== Depuis le tableau de bord ==
	16	+Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
84	84
85		-Cliquez sur l'icône de **création**
	18	+(% style="text-align:center" %)
	19	+[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
86	86
87		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	21	+(% style="text-align:center" %)
	22	+[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
88	88
89		-== Depuis une notice de bien ==
	24	+Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
90	90
91		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
92	92
93		-Cliquez sur l'icône de **création**
94		-
95		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96		-
97		-= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
98		-
99		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100		-
101		-**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
102		-
103		-Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104		-
105		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109		-|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120		-
121		-(% class="box infomessage" %)
122		-(((
123		-== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
124		-
125		-L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126		-
127		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128		-* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
129		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131		-
132		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133		-)))
134		-
135		-= Renseigner et enregistrer la notice =
136		-
137		-Une fois la grille de saisie ouverte,
138		-
139		-1. **Remplir les champs** de la grille
140		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141		-1. **Enregistrer la notice. **
142		-
143		-(% class="box infomessage" %)
144		-(((
145		-**Astuce**
146		-Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147		-)))
148		-
149		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150		-
151		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152		-
153		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
154		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
155		-
156		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
157		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
158		-* Définit la nature de l’opération.
159		-* Conditionne les champs affichés.
160		-* Déclenche les règles métiers.
161		-* Détermine le workflow.
162		-)))|(((
163		-* Exposition
164		-* Exposition itinérante
165		-* Prêt hors exposition
166		-* Activité
167		-* Vente
168		-* Dépôt
169		-* Déménagement
170		-* Traitement de conservation et analyse
171		-* Commission
172		-* Etc.
173		-)))
174		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
175		-* Affine la description du type choisi.
176		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
177		-)))|(((
178		-Pour une exposition :
179		-
180		-* Interne temporaire au musée.
181		-* Prêt à une autre institution.
182		-)))
183		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
184		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
185		-)))|(((
186		-* Activités : concert, colloque, conférence.
187		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
188		-)))
189		-
190		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191		-
192		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
193		-
194		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
195		-
196		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197		-
198		-
199		-)))
200		-)))|(% style="width:300px" %)(((
201		-(% class="box" %)
202		-(((
203		-**Sommaire**
204		-
205		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
206		-)))
207		-
208		-(% class="box" %)
209		-(((
210		-**Aller plus loin**
211		-
212		-* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214		-
215		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
216		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
217		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218		-
219		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
220		-)))
221		-
222		-(% class="box" %)
223		-(((
224		-**Icônes principales **
225		-
226		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
227		-
228		-
229		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
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