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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 142.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/10 13:03
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,77 +3,62 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 17  
18 -Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -Elle permet de :
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
21 21  
22 -* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 -** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 -** les **organismes impliqués**,
25 -** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 -** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 -** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 -* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 -* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
30 30  
20 +== Cas d'usage ==
31 31  
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
32 32  
33 -= Cas d'usage =
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 34  
35 -== Organiser une exposition temporaire du musée ==
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
36 36  
37 -Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
38 38  
39 -== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
40 40  
41 -Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
42 42  
43 -== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
44 44  
45 -Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
46 46  
47 -== Préparer un dépôt sortant ==
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
48 48  
49 -Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
50 50  
51 -== Suivre un déménagement ==
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
52 52  
53 -Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54 -
55 -== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 -
57 -Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 -
59 -== Formaliser une commission ==
60 -
61 -Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 -
63 -== Tracer un évènement interne ==
64 -
65 -Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 -
67 -= Comment créer une notice évènement ? =
68 -
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques**
49 +Bonnes pratiques :
72 72  
73 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
75 75  )))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
76 76  
60 += Comment créer un évènement ? =
61 +
77 77  == Depuis la table des évènements ==
78 78  
79 79  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -94,19 +94,19 @@
94 94  
95 95  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
82 += Choisir une grille de saisie =
98 98  
99 99  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 100  
101 -**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
86 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 102  
103 -Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 104  
105 105  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 106  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 107  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 108  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 110  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 111  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 112  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
... ... @@ -122,10 +122,10 @@
122 122  (((
123 123  **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 124  
125 -L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 126  
127 127  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 129  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 130  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 131  
... ... @@ -140,20 +140,12 @@
140 140  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 141  1. **Enregistrer la notice. **
142 142  
143 -(% class="box infomessage" %)
128 +(% class="box warningmessage" %)
144 144  (((
145 -**Astuce**
146 -Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147 -)))
148 -
149 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 -
151 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 -
153 153  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
154 154  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
155 155  
156 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
157 157  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
158 158  * Définit la nature de l’opération.
159 159  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -186,15 +186,141 @@
186 186  * Activités : concert, colloque, conférence.
187 187  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
188 188  )))
166 +)))
189 189  
190 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
193 193  
194 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
195 195  
196 196  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
178 +
179 += Lier des biens à l'évènement =
180 +
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 +
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 +
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 +
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 +
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 +
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 +
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 +
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 +)))
204 +
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 +
207 +=== Depuis une recherche ===
208 +
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 +
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 +
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
242 +
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 +
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 +
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +
258 +
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +
261 +
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +
267 +
268 +=== Depuis une notice de bien ===
269 +
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 +
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 +
277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 +
279 +Pour ce faire :
280 +
281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 +* si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères.
283 +
284 +(% class="box warningmessage" %)
285 +(((
286 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
287 +)))
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 += Gérer les biens liés à l'évènement =
295 +
296 +
297 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
298 +
299 +
300 +
198 198  
199 199  )))
200 200  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -209,32 +209,33 @@
209 209  (((
210 210  **Aller plus loin**
211 211  
212 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214 -
215 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
315 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
316 +* Planifier et suivre les mouvements associés
317 +
318 +
319 +
216 216  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
321 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
322 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
217 217  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218 -
219 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
220 220  )))
221 221  
222 222  (% class="box" %)
223 223  (((
224 224  **Icônes principales **
329 +)))
225 225  
226 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
331 +(((
227 227  
333 +)))
334 +)))
228 228  
229 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
230 -
231 231  
232 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
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