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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 142.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/10 13:03
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À la version 136.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,75 +3,100 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 7  
8 -Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 -
10 10  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
12 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 17  
18 -Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
16 +On y saisit notamment :
19 19  
20 -Elle permet de :
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
21 21  
22 -* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 -** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 -** les **organismes impliqués**,
25 -** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 -** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 -** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 -* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 -* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
30 30  
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
31 31  
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
32 32  
33 -= Cas d'usage =
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34 34  
35 -== Organiser une exposition temporaire du musée ==
33 +(((
34 +(((
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
36 36  
37 -Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
38 38  
39 -== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
42 +(((
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 +
46 +)))
40 40  
41 -Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
42 42  
43 -== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
50 +(((
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 +)))
44 44  
45 -Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
46 46  
47 -== Préparer un dépôt sortant ==
57 +(((
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 +)))
48 48  
49 -Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
50 50  
51 -== Suivre un déménagement ==
64 +(((
65 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 +)))
52 52  
53 -Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
69 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
54 54  
55 -== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
71 +(((
72 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 +* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 +)))
56 56  
57 -Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
76 +>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
58 58  
59 -== Formaliser une commission ==
78 +(((
79 +* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 +* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 +)))
60 60  
61 -Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
83 +(((
84 +
62 62  
63 -== Tracer un évènement interne ==
86 +(% class="box successmessage" %)
87 +(((
64 64  
65 -Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
89 +)))
90 +)))
66 66  
67 67  = Comment créer une notice évènement ? =
68 68  
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques**
96 +Bonnes pratiques :
72 72  
73 73  * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
99 +* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
75 75  )))
76 76  
77 77  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -94,19 +94,19 @@
94 94  
95 95  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
122 += Choisir une grille de saisie =
98 98  
99 99  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 100  
101 -**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
126 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 102  
103 -Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
128 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 104  
105 105  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 106  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 107  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 108  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
134 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 110  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 111  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 112  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
... ... @@ -122,10 +122,10 @@
122 122  (((
123 123  **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 124  
125 -L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
150 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 126  
127 127  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
153 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 129  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 130  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 131  
... ... @@ -140,14 +140,9 @@
140 140  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 141  1. **Enregistrer la notice. **
142 142  
143 -(% class="box infomessage" %)
144 -(((
145 -**Astuce**
146 -Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147 -)))
148 -
149 149  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
170 +
151 151  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 152  
153 153  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
... ... @@ -189,6 +189,31 @@
189 189  
190 190  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
212 +
213 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
214 +
215 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
216 +
217 +(% class="box warningmessage" %)
218 +(((
219 +**Attention :**
220 +
221 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
222 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
223 +)))
224 +
225 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
192 192  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
193 193  
194 194  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -210,7 +210,6 @@
210 210  **Aller plus loin**
211 211  
212 212  * [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214 214  
215 215  * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
216 216  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]