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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,77 +3,63 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 17  
18 -Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -Elle permet de :
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
21 21  
22 -* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 -** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 -** les **organismes impliqués**,
25 -** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 -** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 -** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 -* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 -* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
30 30  
20 +== Cas d'usage ==
31 31  
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
32 32  
33 -= Cas d'usage =
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 34  
35 -== Organiser une exposition temporaire du musée ==
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
36 36  
37 -Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
38 38  
39 -== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
40 40  
41 -Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
42 42  
43 -== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
44 44  
45 -Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
46 46  
47 -== Préparer un dépôt sortant ==
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
48 48  
49 -Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
50 50  
51 -== Suivre un déménagement ==
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
52 52  
53 -Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54 54  
55 -== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 -
57 -Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 -
59 -== Formaliser une commission ==
60 -
61 -Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 -
63 -== Tracer un évènement interne ==
64 -
65 -Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 -
67 -= Comment créer une notice évènement ? =
68 -
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques**
50 +Bonnes pratiques :
72 72  
73 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
75 75  )))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
76 76  
61 += Comment créer un évènement ? =
62 +
77 77  == Depuis la table des évènements ==
78 78  
79 79  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -94,7 +94,7 @@
94 94  
95 95  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
83 += Choisir une grille de saisie =
98 98  
99 99  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 100  
... ... @@ -140,20 +140,12 @@
140 140  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 141  1. **Enregistrer la notice. **
142 142  
143 -(% class="box infomessage" %)
129 +(% class="box warningmessage" %)
144 144  (((
145 -**Astuce**
146 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
147 -)))
148 -
149 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 -
151 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 -
153 153  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
154 154  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
155 155  
156 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
157 157  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
158 158  * Définit la nature de l’opération.
159 159  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -186,15 +186,96 @@
186 186  * Activités : concert, colloque, conférence.
187 187  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
188 188  )))
167 +)))
189 189  
190 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
193 193  
194 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
195 195  
196 196  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
179 +
180 += Lier des biens à l'évènement =
181 +
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
211 +
212 +Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
213 +
214 +Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215 +
216 +Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217 +
218 +Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219 +
220 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +=== Depuis un panier ===
236 +
237 +[[image:1756190418652-625.png]]
238 +
239 +
240 +=== Depuis une notice de bien ===
241 +
242 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 +
244 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 +
246 +
247 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 +
249 +
250 += Gérer les biens liés à l'évènement =
251 +
252 +
253 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 +
255 +
256 +
198 198  
199 199  )))
200 200  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -209,32 +209,32 @@
209 209  (((
210 210  **Aller plus loin**
211 211  
212 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214 -
215 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
271 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 +* Planifier et suivre les mouvements associés
273 +
274 +
275 +
216 216  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
217 217  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218 -
219 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
220 220  )))
221 221  
222 222  (% class="box" %)
223 223  (((
224 224  **Icônes principales **
284 +)))
225 225  
226 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
286 +(((
227 227  
288 +)))
289 +)))
228 228  
229 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
230 -
231 231  
232 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
233 233  
234 -
235 -)))
236 236  
237 -(((
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
238 238  
239 -)))
240 -)))
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