Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,77 +3,79 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7	7
8		-Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9		-
10	10	Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
	12	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17	17
18		-Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	16	+On y saisit notamment :
19	19
20		-Elle permet de :
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
21	21
22		-* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23		-** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24		-** les **organismes impliqués**,
25		-** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26		-** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27		-** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28		-* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29		-* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
30	30
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
31	31
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
32	32
33		-= Cas d'usage =
	31	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34	34
35		-== Organiser une exposition temporaire du musée ==
	33	+(((
	34	+(((
	35	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	36	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	37	+)))
	38	+)))
36	36
37		-Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	40	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
38	38
39		-== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
	42	+(((
	43	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	44	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	45	+
	46	+)))
40	40
41		-Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	48	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**(%%)(((
	49	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	50	+* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
	51	+)))
42	42
43		-== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
	53	+>(% class="small" %)**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	54	+>(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	55	+>(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	56	+>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	57	+>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
44	44
45		-Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
	59	+(((
	60	+(((
	61	+(((
	62	+
46	46
47		-== Préparer un dépôt sortant ==
48		-
49		-Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
50		-
51		-== Suivre un déménagement ==
52		-
53		-Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54		-
55		-== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56		-
57		-Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58		-
59		-== Formaliser une commission ==
60		-
61		-Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62		-
63		-== Tracer un évènement interne ==
64		-
65		-Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66		-
67		-= Comment créer une notice évènement ? =
68		-
69	69	(% class="box successmessage" %)
70	70	(((
71		-**Bonnes pratiques**
	66	+Bonnes pratiques :
72	72
73		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74		-* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	68	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	69	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	70	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	71	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
75	75	)))
	73	+)))
	74	+)))
	75	+)))
76	76
	77	+= Comment créer un évènement ? =
	78	+
77	77	== Depuis la table des évènements ==
78	78
79	79	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -94,7 +94,7 @@
94	94
95	95	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
97		-= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
	99	+= Choisir une grille de saisie =
98	98
99	99	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100	100
...	...	@@ -140,14 +140,9 @@
140	140	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141	141	1. **Enregistrer la notice. **
142	142
143		-(% class="box infomessage" %)
144		-(((
145		-**Astuce**
146		-Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
147		-)))
148		-
149	149	[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150	150
	147	+
151	151	== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152	152
153	153	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
...	...	@@ -189,6 +189,31 @@
189	189
190	190	[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191	191
	189	+
	190	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	191	+
	192	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	193	+
	194	+(% class="box warningmessage" %)
	195	+(((
	196	+Attention :
	197	+
	198	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	199	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	200	+)))
	201	+
	202	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	203	+
	204	+
	205	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+
	207	+
	208	+[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	209	+
	210	+
	211	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212	+
	213	+
192	192	= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
193	193
194	194	Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
...	...	@@ -195,6 +195,11 @@
195	195
196	196	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197	197
	220	+
	221	+
	222	+
	223	+
	224	+
198	198
199	199	)))
200	200	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -209,10 +209,12 @@
209	209	(((
210	210	**Aller plus loin**
211	211
212		-* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	239	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	240	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
	241	+* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	242	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	243	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
214	214
215		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
216	216	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
217	217	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218	218
...	...	@@ -238,3 +238,8 @@
238	238
239	239	)))
240	240	)))
	270	+
	271	+
	272	+
	273	+
	274	+