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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 141.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/09 17:42
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,95 +3,62 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 17  
18 -On y saisit notamment :
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
21 -* les **organismes impliqués**,
22 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
23 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
24 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
25 25  
26 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
27 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
28 28  
29 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
20 +== Cas d'usage ==
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
32 32  
33 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34 -
35 35  (((
36 -(((
37 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
38 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
39 -)))
40 -)))
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
43 -
44 44  (((
45 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
46 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
47 -
48 -)))
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
49 49  
50 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
51 -
52 52  (((
53 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
54 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
55 -)))
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
56 56  
57 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
58 58  
59 -(((
60 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
61 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
62 -)))
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
63 63  
64 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
65 65  
66 -(((
67 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
68 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
69 -)))
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
70 70  
71 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
72 72  
73 -(((
74 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
75 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
76 -)))
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
77 77  
78 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
79 79  
80 -(((
81 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
82 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
83 -)))
84 -
85 -= Comment créer une notice évènement ? =
86 -
87 87  (% class="box successmessage" %)
88 88  (((
89 -**Bonnes pratiques**
49 +Bonnes pratiques :
90 90  
91 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
92 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
93 93  )))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
94 94  
60 += Comment créer un évènement ? =
61 +
95 95  == Depuis la table des évènements ==
96 96  
97 97  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -158,20 +158,12 @@
158 158  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
159 159  1. **Enregistrer la notice. **
160 160  
161 -(% class="box infomessage" %)
128 +(% class="box warningmessage" %)
162 162  (((
163 -**Astuce**
164 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
165 -)))
166 -
167 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 -
169 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
170 -
171 171  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
172 172  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
173 173  
174 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
175 175  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
176 176  * Définit la nature de l’opération.
177 177  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -204,15 +204,182 @@
204 204  * Activités : concert, colloque, conférence.
205 205  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
206 206  )))
166 +)))
207 207  
208 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
210 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
211 211  
212 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
213 213  
214 214  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
178 +
179 += Lier des biens à l'évènement =
180 +
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 +
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 +
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 +
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 +
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 +
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 +
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 +
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 +)))
204 +
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 +
207 +=== Depuis une recherche ===
208 +
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 +
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 +
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
242 +
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 +
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 +
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +
258 +
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +
261 +
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +
267 +
268 +=== Depuis une notice de bien ===
269 +
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 +
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 +
277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 +
279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 +
281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
285 +
286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
287 +
288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
289 +
290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
293 +
294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 +
296 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
299 +
300 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 +
302 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
305 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
306 +
307 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 +
309 +
310 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +
312 +
313 +==== **Création depuis la table Biens** ====
314 +
315 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
316 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
317 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
318 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
319 +
320 +* soit depuis la **notice de bien**,
321 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
322 +
323 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +
325 +
326 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 +
328 +
329 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +
331 +
332 += Gérer les biens liés à l'évènement =
333 +
334 +Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
335 +
336 +
337 +
338 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
339 +
340 +
341 +
216 216  
217 217  )))
218 218  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -227,32 +227,33 @@
227 227  (((
228 228  **Aller plus loin**
229 229  
230 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
231 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
232 -
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
356 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
357 +* Planifier et suivre les mouvements associés
358 +
359 +
360 +
234 234  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
362 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
363 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 235  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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237 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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