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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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sur 2025/09/09 17:42
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,94 +3,40 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
11 -)))
12 -
13 -(((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 -
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 -
18 -On y saisit notamment :
19 -
20 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
21 -* les **organismes impliqués**,
22 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
23 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
24 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
25 -
26 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
27 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
28 -
29 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
30 -
31 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
32 -
33 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34 -
35 -(((
36 -(((
37 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
38 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
39 -)))
40 -)))
41 -
42 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
43 -
44 -(((
45 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
46 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
47 47  
48 48  )))
49 49  
50 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
51 -
52 52  (((
53 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
54 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
55 -)))
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
56 56  
57 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
12 +== Rôle fonctionnel ==
58 58  
59 -(((
60 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
61 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
62 -)))
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
63 63  
64 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
16 +== Contenu principal ==
65 65  
66 -(((
67 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
68 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
69 -)))
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
70 70  
71 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
24 +== Liens ==
72 72  
73 -(((
74 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
75 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
76 -)))
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
77 77  
78 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
29 +== Avantages ==
79 79  
80 -(((
81 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
82 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
83 -)))
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
84 84  
85 -= Comment créer une notice évènement ? =
35 +== Cas d'usage ==
86 86  
87 -(% class="box successmessage" %)
88 -(((
89 -**Bonnes pratiques**
37 +>(% class="small" %)•Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt•Préparer un prêt à une autre institution•Gérer une exposition itinérante•Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)•Organiser une conservation curative et préventive, analyse•Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites•Gérer des déménagements structurés (avec planification)•Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis•Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis•Préparer un dépôt de plainte•Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
90 90  
91 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
92 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
93 -)))
39 += Comment créer un évènement ? =
94 94  
95 95  == Depuis la table des évènements ==
96 96  
... ... @@ -114,27 +114,10 @@
114 114  
115 115  = Choisir une grille de saisie =
116 116  
117 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
118 -
119 119  La grille détermine la structure et les champs affichés.
120 120  
121 121  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
122 122  
123 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
124 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
125 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
126 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
127 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
128 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
129 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
130 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
131 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
132 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
133 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
134 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
135 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
136 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
137 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
138 138  
139 139  (% class="box infomessage" %)
140 140  (((
... ... @@ -152,67 +152,13 @@
152 152  
153 153  = Renseigner et enregistrer la notice =
154 154  
155 -Une fois la grille de saisie ouverte,
84 += Lier des biens à l'évènement =
156 156  
157 -1. **Remplir les champs** de la grille
158 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
159 -1. **Enregistrer la notice. **
86 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
160 160  
161 -(% class="box infomessage" %)
162 -(((
163 -**Astuce**
164 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
165 -)))
166 166  
167 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
170 170  
171 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
172 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
173 -
174 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
175 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
176 -* Définit la nature de l’opération.
177 -* Conditionne les champs affichés.
178 -* Déclenche les règles métiers.
179 -* Détermine le workflow.
180 -)))|(((
181 -* Exposition
182 -* Exposition itinérante
183 -* Prêt hors exposition
184 -* Activité
185 -* Vente
186 -* Dépôt
187 -* Déménagement
188 -* Traitement de conservation et analyse
189 -* Commission
190 -* Etc.
191 -)))
192 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
193 -* Affine la description du type choisi.
194 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
195 -)))|(((
196 -Pour une exposition :
197 -
198 -* Interne temporaire au musée.
199 -* Prêt à une autre institution.
200 -)))
201 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
202 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
203 -)))|(((
204 -* Activités : concert, colloque, conférence.
205 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
206 -)))
207 -
208 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
211 -
212 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
213 -
214 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 216  
217 217  )))
218 218  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -227,32 +227,47 @@
227 227  (((
228 228  **Aller plus loin**
229 229  
230 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
231 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
232 -
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
105 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
106 +* Planifier et suivre les mouvements associés
234 234  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
235 235  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
236 -
237 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
238 238  )))
239 239  
240 240  (% class="box" %)
241 241  (((
242 242  **Icônes principales **
114 +)))
243 243  
244 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
116 +(((
245 245  
118 +)))
119 +)))
246 246  
247 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
248 -
249 249  
250 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
251 251  
252 -
253 -)))
254 254  
255 -(((
124 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
125 +
126 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
127 +
128 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
129 +
130 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
131 +
132 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
133 +
134 +
135 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136 +
137 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
138 +
139 +[[image:1748002396864-933.png]]
140 +
141 +
142 +
143 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
144 +
145 +[[image:1748002474366-246.png]]
146 +
147 +
256 256  
257 -)))
258 -)))
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