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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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modifié par admin admin
sur 2025/09/09 17:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,258 +1,65 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
7 -
8 -Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
9 -
10 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 17  
18 -On y saisit notamment :
19 19  
20 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
21 -* les **organismes impliqués**,
22 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
23 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
24 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
25 25  
26 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
27 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
28 28  
29 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
30 -
31 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
32 -
33 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34 -
35 -(((
36 -(((
37 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
38 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
39 -)))
40 -)))
41 -
42 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
43 -
44 -(((
45 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
46 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
47 47  
48 48  )))
49 -
50 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
51 -
17 +)))|(% style="width:300px" %)(((
18 +(% class="box" %)
52 52  (((
53 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
54 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
20 +**Sommaire**
55 55  )))
56 56  
57 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
58 -
23 +(% class="box" %)
59 59  (((
60 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
61 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
25 +**Aller plus loin**
62 62  )))
63 63  
64 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
65 -
28 +(% class="box" %)
66 66  (((
67 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
68 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
30 +**Icônes principales **
69 69  )))
70 70  
71 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
72 -
73 73  (((
74 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
75 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
34 +
76 76  )))
77 -
78 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
79 -
80 -(((
81 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
82 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
83 83  )))
84 84  
85 -= Comment créer une notice évènement ? =
86 86  
87 -(% class="box successmessage" %)
88 -(((
89 -**Bonnes pratiques**
90 90  
91 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
92 -* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
93 -)))
94 94  
95 -== Depuis la table des évènements ==
41 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
96 96  
97 -Cliquez sur l'icône de **création**
43 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
98 98  
99 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
100 100  
101 -== Depuis le tableau de bord ==
47 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
102 102  
103 -Cliquez sur l'icône de **création**
49 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
104 104  
105 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -== Depuis une notice de bien ==
52 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
108 108  
109 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
54 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
110 110  
111 -Cliquez sur l'icône de **création**
56 +[[image:1748002396864-933.png]]
112 112  
113 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 -= Choisir une grille de saisie =
116 116  
117 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
60 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
118 118  
119 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
62 +[[image:1748002474366-246.png]]
120 120  
121 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
122 122  
123 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
124 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
125 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
126 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
127 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
128 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
129 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
130 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
131 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
132 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
133 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
134 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
135 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
136 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
137 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
138 -
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
142 -
143 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
144 -
145 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
146 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
147 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
148 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
149 -
150 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
151 -)))
152 -
153 -= Renseigner et enregistrer la notice =
154 -
155 -Une fois la grille de saisie ouverte,
156 -
157 -1. **Remplir les champs** de la grille
158 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
159 -1. **Enregistrer la notice. **
160 -
161 -(% class="box infomessage" %)
162 -(((
163 -**Astuce**
164 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
165 -)))
166 -
167 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 -
169 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
170 -
171 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
172 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
173 -
174 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
175 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
176 -* Définit la nature de l’opération.
177 -* Conditionne les champs affichés.
178 -* Déclenche les règles métiers.
179 -* Détermine le workflow.
180 -)))|(((
181 -* Exposition
182 -* Exposition itinérante
183 -* Prêt hors exposition
184 -* Activité
185 -* Vente
186 -* Dépôt
187 -* Déménagement
188 -* Traitement de conservation et analyse
189 -* Commission
190 -* Etc.
191 -)))
192 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
193 -* Affine la description du type choisi.
194 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
195 -)))|(((
196 -Pour une exposition :
197 -
198 -* Interne temporaire au musée.
199 -* Prêt à une autre institution.
200 -)))
201 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
202 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
203 -)))|(((
204 -* Activités : concert, colloque, conférence.
205 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
206 -)))
207 -
208 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
211 -
212 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
213 -
214 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 216  
217 -)))
218 -)))|(% style="width:300px" %)(((
219 -(% class="box" %)
220 -(((
221 -**Sommaire**
222 -
223 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
224 -)))
225 -
226 -(% class="box" %)
227 -(((
228 -**Aller plus loin**
229 -
230 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
231 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
232 -
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
234 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
235 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
236 -
237 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
238 -)))
239 -
240 -(% class="box" %)
241 -(((
242 -**Icônes principales **
243 -
244 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
245 -
246 -
247 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
248 -
249 -
250 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
251 -
252 -
253 -)))
254 -
255 -(((
256 -
257 -)))
258 -)))
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