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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 140.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/09 16:24
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/03 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,95 +3,64 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 7  
8 -Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
9 -
10 10  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
12 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 17  
18 -On y saisit notamment :
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 19  
20 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
21 -* les **organismes impliqués**,
22 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
23 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
24 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
25 25  
26 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
27 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
28 28  
29 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
22 +== Cas d'usage ==
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
32 32  
33 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
34 -
35 35  (((
36 -(((
37 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
38 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
39 -)))
40 -)))
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
43 -
44 44  (((
45 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
46 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
47 -
48 -)))
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
49 49  
50 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
51 -
52 52  (((
53 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
54 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
55 -)))
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
56 56  
57 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
58 58  
59 -(((
60 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
61 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
62 -)))
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
63 63  
64 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
65 65  
66 -(((
67 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
68 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
69 -)))
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
70 70  
71 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
72 72  
73 -(((
74 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
75 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
76 -)))
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
77 77  
78 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
79 79  
80 -(((
81 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
82 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
83 -)))
84 -
85 -= Comment créer une notice évènement ? =
86 -
87 87  (% class="box successmessage" %)
88 88  (((
89 -**Bonnes pratiques**
51 +Bonnes pratiques :
90 90  
91 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
92 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
53 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
93 93  )))
58 +)))
59 +)))
60 +)))
94 94  
62 += Comment créer un évènement ? =
63 +
95 95  == Depuis la table des évènements ==
96 96  
97 97  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -158,14 +158,9 @@
158 158  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
159 159  1. **Enregistrer la notice. **
160 160  
161 -(% class="box infomessage" %)
162 -(((
163 -**Astuce**
164 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
165 -)))
166 -
167 167  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
132 +
169 169  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
170 170  
171 171  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
... ... @@ -207,6 +207,31 @@
207 207  
208 208  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
174 +
175 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
176 +
177 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
178 +
179 +(% class="box warningmessage" %)
180 +(((
181 +Attention :
182 +
183 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
184 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
185 +)))
186 +
187 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +
189 +
190 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +
195 +
196 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +
198 +
210 210  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
211 211  
212 212  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -213,6 +213,10 @@
213 213  
214 214  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
205 +
206 +
207 +
208 +
216 216  
217 217  )))
218 218  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -227,10 +227,12 @@
227 227  (((
228 228  **Aller plus loin**
229 229  
230 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
231 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
223 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
224 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
225 +* [[Suivre et valider un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
232 232  
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
234 234  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
235 235  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
236 236  
... ... @@ -256,3 +256,8 @@
256 256  
257 257  )))
258 258  )))
254 +
255 +
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258 +