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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Créer un évènement
++Saisir un évènement

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -3,95 +3,64 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
++La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
--Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
--
  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
  )))
  (((
--= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
++= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
--La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
++La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
--On y saisit notamment :
++Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
--* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
--* les **organismes impliqués**,
--* les **dates prévisionnelles et réelles**,
--* une **description** et les **responsables** de l’opération,
--* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
--La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
--Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
++En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
--En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
++== Cas d'usage ==
-->(% class="small" %)**Cas d'usage**
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
-->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
--
  (((
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
--* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
--)))
--)))
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
-->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
--
  (((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
--* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
--
--)))
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
-->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
--
  (((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
--* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
--)))
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
-->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
--* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
--)))
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
-->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
--* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
--)))
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
-->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
--* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
--)))
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
-->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
--(((
--* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
--* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
--)))
--
--= Comment créer une notice évènement ? =
--
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques**
++Bonnes pratiques :
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
--* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
++* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
++* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
++* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
  )))
++)))
++)))
++)))
++= Comment créer un évènement ? =
++
  == Depuis la table des évènements ==
  Cliquez sur l'icône de **création**
@@ -158,14 +158,9 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
 . **Enregistrer la notice. **
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce**
--Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
--)))
--
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
@@ -207,6 +207,31 @@
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
++
++Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Attention :
++
++* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
++* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
++)))
++
++[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
@@ -213,6 +213,10 @@
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -227,10 +227,12 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
--* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Suivre et valider un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
@@ -256,3 +256,8 @@
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