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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:42
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:13
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,7 +9,54 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 12  
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 +
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 +
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 +
20 +== Cas d'usage ==
21 +
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 +
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 +
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 +
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 +
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 +
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 +
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 +
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 +
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 +
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +(% class="box successmessage" %)
48 +(((
49 +Bonnes pratiques :
50 +
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
55 +)))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
59 +
13 13  = Comment créer un évènement ? =
14 14  
15 15  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -34,10 +34,27 @@
34 34  
35 35  = Choisir une grille de saisie =
36 36  
84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 +
37 37  La grille détermine la structure et les champs affichés.
38 38  
39 39  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
40 40  
90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
41 41  
42 42  (% class="box infomessage" %)
43 43  (((
... ... @@ -55,13 +55,182 @@
55 55  
56 56  = Renseigner et enregistrer la notice =
57 57  
122 +Une fois la grille de saisie ouverte,
123 +
124 +1. **Remplir les champs** de la grille
125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 +1. **Enregistrer la notice. **
127 +
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 +
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 +* Définit la nature de l’opération.
136 +* Conditionne les champs affichés.
137 +* Déclenche les règles métiers.
138 +* Détermine le workflow.
139 +)))|(((
140 +* Exposition
141 +* Exposition itinérante
142 +* Prêt hors exposition
143 +* Activité
144 +* Vente
145 +* Dépôt
146 +* Déménagement
147 +* Traitement de conservation et analyse
148 +* Commission
149 +* Etc.
150 +)))
151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 +* Affine la description du type choisi.
153 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 +)))|(((
155 +Pour une exposition :
156 +
157 +* Interne temporaire au musée.
158 +* Prêt à une autre institution.
159 +)))
160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 +)))|(((
163 +* Activités : concert, colloque, conférence.
164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 +)))
166 +)))
167 +
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
170 +
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
175 +
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
178 +
58 58  = Lier des biens à l'évènement =
59 59  
60 60  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
61 61  
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
62 62  
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
63 63  
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
64 64  
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 +
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 +
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 +
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 +)))
204 +
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 +
207 +=== Depuis une recherche ===
208 +
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 +
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 +
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
242 +
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 +
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 +
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +
258 +
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +
261 +
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +
267 +
268 +=== Depuis une notice de bien ===
269 +
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 +
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 +
277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 +
279 +Pour ce faire :
280 +
281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 +
283 +(% class="box warningmessage" %)
284 +(((
285 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre.
286 +)))
287 +
288 +
289 +
290 +
291 += Gérer les biens liés à l'évènement =
292 +
293 +
294 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
295 +
296 +
297 +
65 65  
66 66  )))
67 67  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -78,7 +78,11 @@
78 78  
79 79  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
80 80  * Planifier et suivre les mouvements associés
314 +
315 +
316 +
81 81  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
318 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
82 82  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
83 83  )))
84 84  
... ... @@ -95,28 +95,9 @@
95 95  
96 96  
97 97  
98 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
99 99  
100 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
101 101  
102 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
103 103  
104 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
105 105  
106 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
107 107  
108 -
109 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
110 -
111 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
112 -
113 -[[image:1748002396864-933.png]]
114 -
115 -
116 -
117 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
118 -
119 -[[image:1748002474366-246.png]]
120 -
121 -
122 122  
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