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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:42
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Contenu
... ... @@ -3,13 +3,62 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 12  
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 +
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19 +
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21 +
22 +== Cas d'usage ==
23 +
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 +
26 +(((
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 +
29 +(((
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 +
32 +(((
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 +
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 +
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 +
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 +
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 +
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 +
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 +
49 +(% class="box successmessage" %)
50 +(((
51 +Bonnes pratiques :
52 +
53 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
57 +)))
58 +)))
59 +)))
60 +)))
61 +
13 13  = Comment créer un évènement ? =
14 14  
15 15  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -34,10 +34,27 @@
34 34  
35 35  = Choisir une grille de saisie =
36 36  
86 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 +
37 37  La grille détermine la structure et les champs affichés.
38 38  
39 39  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
40 40  
92 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
41 41  
42 42  (% class="box infomessage" %)
43 43  (((
... ... @@ -55,14 +55,78 @@
55 55  
56 56  = Renseigner et enregistrer la notice =
57 57  
58 -= Lier des biens à l'évènement =
124 +Une fois la grille de saisie ouverte,
59 59  
60 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
126 +1. **Remplir les champs** de la grille
127 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 +1. **Enregistrer la notice. **
61 61  
130 +(% class="box warningmessage" %)
131 +(((
132 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
62 62  
135 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 +* Définit la nature de l’opération.
138 +* Conditionne les champs affichés.
139 +* Déclenche les règles métiers.
140 +* Détermine le workflow.
141 +)))|(((
142 +* Exposition
143 +* Exposition itinérante
144 +* Prêt hors exposition
145 +* Activité
146 +* Vente
147 +* Dépôt
148 +* Déménagement
149 +* Traitement de conservation et analyse
150 +* Commission
151 +* Etc.
152 +)))
153 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 +* Affine la description du type choisi.
155 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 +)))|(((
157 +Pour une exposition :
63 63  
159 +* Interne temporaire au musée.
160 +* Prêt à une autre institution.
161 +)))
162 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 +)))|(((
165 +* Activités : concert, colloque, conférence.
166 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 +)))
168 +)))
64 64  
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
173 +
174 +Attention :
175 +
176 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
188 +
189 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
191 +
65 65  
193 +
194 +
195 +
66 66  )))
67 67  )))|(% style="width:300px" %)(((
68 68  (% class="box" %)
... ... @@ -77,14 +77,28 @@
77 77  **Aller plus loin**
78 78  
79 79  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
80 -* Planifier et suivre les mouvements associés
210 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
211 +
81 81  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
213 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
82 82  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
215 +
216 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
83 83  )))
84 84  
85 85  (% class="box" %)
86 86  (((
87 87  **Icônes principales **
222 +
223 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
224 +
225 +
226 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
227 +
228 +
229 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
230 +
231 +
88 88  )))
89 89  
90 90  (((
... ... @@ -95,28 +95,4 @@
95 95  
96 96  
97 97  
98 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
99 -
100 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
101 -
102 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
103 -
104 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
105 -
106 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
107 -
108 -
109 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
110 -
111 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
112 -
113 -[[image:1748002396864-933.png]]
114 -
115 -
116 -
117 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
118 -
119 -[[image:1748002474366-246.png]]
120 -
121 -
122 122  
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