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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,93 +3,63 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
20 +== Cas d'usage ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 -
33 33  (((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 -
42 42  (((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 -
50 50  (((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
54 54  
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
56 56  
57 -(((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
61 61  
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
63 63  
64 -(((
65 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 -)))
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
68 68  
69 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
70 70  
71 -(((
72 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 -)))
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
75 75  
76 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
77 77  
78 -(((
79 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 -)))
82 82  
83 -= Comment créer une notice évènement ? =
84 -
85 85  (% class="box successmessage" %)
86 86  (((
87 87  Bonnes pratiques :
88 88  
89 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
90 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
91 91  )))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
92 92  
61 += Comment créer un évènement ? =
62 +
93 93  == Depuis la table des évènements ==
94 94  
95 95  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -156,20 +156,12 @@
156 156  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
157 157  1. **Enregistrer la notice. **
158 158  
159 -(% class="box infomessage" %)
129 +(% class="box warningmessage" %)
160 160  (((
161 -**Astuce**
162 -Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
163 -)))
164 -
165 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 -
167 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
168 -
169 169  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
170 170  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
171 171  
172 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
173 173  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
174 174  * Définit la nature de l’opération.
175 175  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -202,15 +202,72 @@
202 202  * Activités : concert, colloque, conférence.
203 203  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
204 204  )))
167 +)))
205 205  
206 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
209 209  
210 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
211 211  
212 212  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
179 +
180 += Lier des biens à l'évènement =
181 +
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +[[image:1756189551512-755.png]]
211 +
212 +
213 +=== Depuis un panier ===
214 +
215 +[[image:1756189595062-434.png]]
216 +
217 +
218 +=== Depuis une notice de bien ===
219 +
220 +Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
221 +
222 +[[image:1756189739419-363.png]]
223 +
224 +
225 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
226 +
227 +
228 +
229 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
230 +
231 +
232 +
214 214  
215 215  )))
216 216  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -225,32 +225,32 @@
225 225  (((
226 226  **Aller plus loin**
227 227  
228 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
229 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
230 -
231 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
247 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248 +* Planifier et suivre les mouvements associés
249 +
250 +
251 +
232 232  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
233 233  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
234 -
235 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
236 236  )))
237 237  
238 238  (% class="box" %)
239 239  (((
240 240  **Icônes principales **
260 +)))
241 241  
242 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
262 +(((
243 243  
264 +)))
265 +)))
244 244  
245 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
246 -
247 247  
248 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
249 249  
250 -
251 -)))
252 252  
253 -(((
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
254 254  
255 -)))
256 -)))
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