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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 136.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:42
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,102 +3,41 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +== Rôle fonctionnel ==
15 15  
16 -On y saisit notamment :
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +== Contenu principal ==
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
24 +== Liens ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
29 +== Avantages ==
32 32  
33 -(((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
35 +== Cas d'usage ==
41 41  
42 -(((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
39 += Comment créer un évènement ? =
49 49  
50 -(((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
54 -
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
56 -
57 -(((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
61 -
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
63 -
64 -(((
65 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 -)))
68 -
69 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
70 -
71 -(((
72 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 -)))
75 -
76 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
77 -
78 -(((
79 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 -)))
82 -
83 -(((
84 -
85 -
86 -(% class="box successmessage" %)
87 -(((
88 -
89 -)))
90 -)))
91 -
92 -= Comment créer une notice évènement ? =
93 -
94 -(% class="box successmessage" %)
95 -(((
96 -Bonnes pratiques :
97 -
98 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
99 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
100 -)))
101 -
102 102  == Depuis la table des évènements ==
103 103  
104 104  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -121,27 +121,10 @@
121 121  
122 122  = Choisir une grille de saisie =
123 123  
124 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
125 -
126 126  La grille détermine la structure et les champs affichés.
127 127  
128 128  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
129 129  
130 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
131 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
132 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
133 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
134 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
135 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
136 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
137 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
138 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
139 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
140 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
141 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
142 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
143 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
144 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
145 145  
146 146  (% class="box infomessage" %)
147 147  (((
... ... @@ -159,126 +159,68 @@
159 159  
160 160  = Renseigner et enregistrer la notice =
161 161  
162 -Une fois la grille de saisie ouverte,
84 += Lier des biens à l'évènement =
163 163  
164 -1. **Remplir les champs** de la grille
165 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
166 -1. **Enregistrer la notice. **
86 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 170  
171 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
172 172  
173 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
174 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
175 -
176 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
177 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
178 -* Définit la nature de l’opération.
179 -* Conditionne les champs affichés.
180 -* Déclenche les règles métiers.
181 -* Détermine le workflow.
182 -)))|(((
183 -* Exposition
184 -* Exposition itinérante
185 -* Prêt hors exposition
186 -* Activité
187 -* Vente
188 -* Dépôt
189 -* Déménagement
190 -* Traitement de conservation et analyse
191 -* Commission
192 -* Etc.
91 +
193 193  )))
194 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
195 -* Affine la description du type choisi.
196 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
197 -)))|(((
198 -Pour une exposition :
93 +)))|(% style="width:300px" %)(((
94 +(% class="box" %)
95 +(((
96 +**Sommaire**
199 199  
200 -* Interne temporaire au musée.
201 -* Prêt à une autre institution.
98 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
202 202  )))
203 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
204 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
205 -)))|(((
206 -* Activités : concert, colloque, conférence.
207 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
208 -)))
209 209  
210 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +(% class="box" %)
102 +(((
103 +**Aller plus loin**
211 211  
105 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
106 +* Planifier et suivre les mouvements associés
107 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
108 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
109 +)))
212 212  
213 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
214 -
215 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
216 -
217 -(% class="box warningmessage" %)
111 +(% class="box" %)
218 218  (((
219 -**Attention :**
113 +**Icônes principales **
114 +)))
220 220  
221 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
222 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
116 +(((
117 +
223 223  )))
119 +)))
224 224  
225 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 227  
228 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
124 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
230 230  
231 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
232 232  
128 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
233 233  
234 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
235 235  
132 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
236 236  
237 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
238 238  
239 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
135 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
240 240  
241 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
242 242  
243 -
244 -)))
245 -)))|(% style="width:300px" %)(((
246 -(% class="box" %)
247 -(((
248 -**Sommaire**
139 +[[image:1748002396864-933.png]]
249 249  
250 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
251 -)))
252 252  
253 -(% class="box" %)
254 -(((
255 -**Aller plus loin**
256 256  
257 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
258 -
259 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
260 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
261 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
262 -
263 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
264 -)))
143 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
265 265  
266 -(% class="box" %)
267 -(((
268 -**Icônes principales **
145 +[[image:1748002474366-246.png]]
269 269  
270 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
271 -
272 272  
273 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
274 274  
275 -
276 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
277 -
278 -
279 -)))
280 -
281 -(((
282 -
283 -)))
284 -)))
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