Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Saisir un évènement
	1	+Créer un évènement

Contenu

...	...	@@ -3,100 +3,75 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7	7
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
8	8	Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
15	15
16		-On y saisit notamment :
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17	17
18		-* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19		-* les **organismes impliqués**,
20		-* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21		-* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22		-* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	20	+Elle permet de :
23	23
24		-La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25		-Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
26	26
27		-En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
28	28
29		->(% class="small" %)**Cas d'usage**
30	30
31		->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
	33	+= Cas d'usage =
32	32
33		-(((
34		-(((
35		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36		-* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37		-)))
38		-)))
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
39	39
40		->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
41	41
42		-(((
43		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44		-* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45		-
46		-)))
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
47	47
48		->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
49	49
50		-(((
51		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52		-* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53		-)))
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
54	54
55		->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
56	56
57		-(((
58		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59		-* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60		-)))
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
61	61
62		->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
63	63
64		-(((
65		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66		-* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67		-)))
	51	+== Suivre un déménagement ==
68	68
69		->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
70	70
71		-(((
72		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73		-* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74		-)))
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
75	75
76		->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
77	77
78		-(((
79		-* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80		-* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81		-)))
	59	+== Formaliser une commission ==
82	82
83		-(((
84		-
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
85	85
86		-(% class="box successmessage" %)
87		-(((
	63	+== Tracer un évènement interne ==
88	88
89		-)))
90		-)))
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
91	91
92	92	= Comment créer une notice évènement ? =
93	93
94	94	(% class="box successmessage" %)
95	95	(((
96		-Bonnes pratiques :
	71	+**Bonnes pratiques**
97	97
98	98	* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
99		-* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
100	100	)))
101	101
102	102	== Depuis la table des évènements ==
...	...	@@ -119,38 +119,39 @@
119	119
120	120	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121	121
122		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
123	123
124	124	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
125	125
126		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
127	127
128		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
129	129
130		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
131		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
132		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
133		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
134		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
135		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
136		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
137		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
138		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
139		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
140		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
141		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
142		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
143		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
144		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	105	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	106	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	107	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	108	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	109	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	111	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	112	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	113	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	114	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	115	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	116	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	117	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	118	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	119	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
145	145
146	146	(% class="box infomessage" %)
147	147	(((
	123	+(% class="wikigeneratedid" id="HAdapterlesgrillesauxbesoinsdel2019E9tablissement" %)
148	148	**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
149	149
150		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	126	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
151	151
152	152	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
153		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	129	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
154	154	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
155	155	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
156	156
...	...	@@ -165,78 +165,73 @@
165	165	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
166	166	1. **Enregistrer la notice. **
167	167
	144	+(% class="box infomessage" %)
	145	+(((
	146	+**Astuce**
	147	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	148	+)))
	149	+
168	168	[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169	169
170		-
171	171	== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
172	172
173		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
174		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	154	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
175	175
176		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
177		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
178		-* Définit la nature de l’opération.
	156	+* le **type**,
	157	+* le **sous-type**
	158	+* et la **catégorie**.
	159	+
	160	+Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
	161	+
	162	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	163	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	164	+* Détermine la nature de l’opération.
179	179	* Conditionne les champs affichés.
180	180	* Déclenche les règles métiers.
181	181	* Détermine le workflow.
182		-)))|(((
	168	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
183	183	* Exposition
184	184	* Exposition itinérante
185	185	* Prêt hors exposition
186		-* Activité
187		-* Vente
	172	+* Activités
	173	+* Ventes
188	188	* Dépôt
189	189	* Déménagement
190	190	* Traitement de conservation et analyse
191		-* Commission
192		-* Etc.
	177	+* Dépôt de plainte
	178	+* Mvt int temporaire
	179	+* Mvt int marquage
	180	+* Mvt int photographie
	181	+* Mvt int chantier collection
	182	+* Mvt int autre
	183	+* Commission  de prêt/dépôt
	184	+* Commission d'acquisition
	185	+* Commission de restauration
	186	+* Commission de contrôle
	187	+* Sous-commission : demande de dépôt
	188	+* Sous-commission : transfert d'affectation
	189	+* Sous-commission : déclassement
193	193	)))
194		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
195		-* Affine la description du type choisi.
196		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
197		-)))|(((
	191	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	192	+* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
	193	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
198	198	Pour une exposition :
199	199
200	200	* Interne temporaire au musée.
201	201	* Prêt à une autre institution.
202	202	)))
203		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	199	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
204	204	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
205		-)))|(((
206		-* Activités : concert, colloque, conférence.
	201	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	202	+* Activités : concert, colloque, conférence....
207	207	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
208	208	)))
209	209
210	210	[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211	211
212		-
213		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
214		-
215		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
216		-
217		-(% class="box warningmessage" %)
218		-(((
219		-**Attention :**
220		-
221		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
222		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
223		-)))
224		-
225		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226		-
227		-
228		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229		-
230		-
231		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232		-
233		-
234		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235		-
236		-
237	237	= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
238	238
239		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	210	+Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les informations pour l'export GAM, l'état d'avancement.
240	240
241	241	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242	242
...	...	@@ -255,12 +255,12 @@
255	255	**Aller plus loin**
256	256
257	257	* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	229	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	230	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
258	258
	232	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
259	259	* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
260		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
261	261	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
262		-
263		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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