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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 135.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:10
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À la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,94 +3,59 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
20 +== Cas d'usage ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 -
33 33  (((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 -
42 42  (((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 -
50 50  (((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
54 54  
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
56 56  
57 -(((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
61 61  
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
63 63  
64 -(((
65 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 -)))
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
68 68  
69 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
70 70  
71 -(((
72 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 -)))
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
75 75  
76 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
77 77  
78 -(((
79 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 -)))
82 -
83 -(((
84 -
85 -
86 86  (% class="box successmessage" %)
87 87  (((
88 88  Bonnes pratiques :
89 89  
90 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
91 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
92 92  )))
93 93  )))
57 +)))
58 +)))
94 94  
95 95  = Comment créer un évènement ? =
96 96  
... ... @@ -160,15 +160,12 @@
160 160  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
161 161  1. **Enregistrer la notice. **
162 162  
163 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 -
165 -
166 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
167 -
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
168 168  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
169 169  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
170 170  
171 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
172 172  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
173 173  * Définit la nature de l’opération.
174 174  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -201,40 +201,141 @@
201 201  * Activités : concert, colloque, conférence.
202 202  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 203  )))
166 +)))
204 204  
205 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 207  
208 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
209 209  
210 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
178 +
179 += Lier des biens à l'évènement =
180 +
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 +
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 +
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 +
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 +
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 +
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 +
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 +
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 +)))
204 +
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 +
207 +=== Depuis une recherche ===
208 +
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 +
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 +
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
212 212  (% class="box warningmessage" %)
213 213  (((
214 -**Attention :**
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
215 215  
216 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
217 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 +
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 218  )))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
219 219  
220 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 225  
226 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 228  
229 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 231  
232 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
268 +=== Depuis une notice de bien ===
233 233  
234 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
235 235  
236 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
274 +
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 +
277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 +
279 +Pour ce faire :
280 +
281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 +* si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères.
283 +
284 +(% class="box warningmessage" %)
285 +(((
286 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
287 +)))
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 += Gérer les biens liés à l'évènement =
295 +
296 +
297 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
298 +
299 +
300 +
238 238  
239 239  )))
240 240  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -249,31 +249,33 @@
249 249  (((
250 250  **Aller plus loin**
251 251  
252 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
253 -
254 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
315 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
316 +* Planifier et suivre les mouvements associés
317 +
318 +
319 +
255 255  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
321 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
322 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
256 256  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
257 -
258 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
259 259  )))
260 260  
261 261  (% class="box" %)
262 262  (((
263 263  **Icônes principales **
329 +)))
264 264  
265 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
331 +(((
266 266  
333 +)))
334 +)))
267 267  
268 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
269 -
270 270  
271 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
272 272  
273 -
274 -)))
275 275  
276 -(((
339 +
340 +
341 +
342 +
343 +
277 277  
278 -)))
279 -)))
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Auteur
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Contenu
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Auteur
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1 -XWiki.DBA
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Contenu
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