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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 135.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:10
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À la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:04
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,94 +3,64 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +== Rôle fonctionnel ==
15 15  
16 -On y saisit notamment :
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +== Contenu principal ==
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
24 +== Liens ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
29 +== Avantages ==
32 32  
33 -(((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
35 +== Cas d'usage ==
41 41  
42 -(((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 -
50 50  (((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
54 54  
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
56 -
57 57  (((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
61 61  
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
63 -
64 64  (((
65 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 -)))
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
68 68  
69 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
70 70  
71 -(((
72 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 -)))
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
75 75  
76 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
77 77  
78 -(((
79 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 -)))
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
82 82  
83 -(((
84 -
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
85 85  
86 -(% class="box successmessage" %)
87 -(((
88 -Bonnes pratiques :
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
89 89  
90 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
91 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
92 92  )))
93 93  )))
63 +)))
94 94  
95 95  = Comment créer un évènement ? =
96 96  
... ... @@ -116,8 +116,6 @@
116 116  
117 117  = Choisir une grille de saisie =
118 118  
119 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
120 -
121 121  La grille détermine la structure et les champs affichés.
122 122  
123 123  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -154,126 +154,68 @@
154 154  
155 155  = Renseigner et enregistrer la notice =
156 156  
157 -Une fois la grille de saisie ouverte,
125 += Lier des biens à l'évènement =
158 158  
159 -1. **Remplir les champs** de la grille
160 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
161 -1. **Enregistrer la notice. **
127 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
162 162  
163 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 165  
166 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
167 167  
168 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
169 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
170 -
171 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
172 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
173 -* Définit la nature de l’opération.
174 -* Conditionne les champs affichés.
175 -* Déclenche les règles métiers.
176 -* Détermine le workflow.
177 -)))|(((
178 -* Exposition
179 -* Exposition itinérante
180 -* Prêt hors exposition
181 -* Activité
182 -* Vente
183 -* Dépôt
184 -* Déménagement
185 -* Traitement de conservation et analyse
186 -* Commission
187 -* Etc.
132 +
188 188  )))
189 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
190 -* Affine la description du type choisi.
191 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
192 -)))|(((
193 -Pour une exposition :
134 +)))|(% style="width:300px" %)(((
135 +(% class="box" %)
136 +(((
137 +**Sommaire**
194 194  
195 -* Interne temporaire au musée.
196 -* Prêt à une autre institution.
139 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
197 197  )))
198 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
199 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200 -)))|(((
201 -* Activités : concert, colloque, conférence.
202 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 -)))
204 204  
205 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +(% class="box" %)
143 +(((
144 +**Aller plus loin**
206 206  
146 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
147 +* Planifier et suivre les mouvements associés
148 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
149 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
150 +)))
207 207  
208 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
209 -
210 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
211 -
212 -(% class="box warningmessage" %)
152 +(% class="box" %)
213 213  (((
214 -**Attention :**
154 +**Icônes principales **
155 +)))
215 215  
216 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
217 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
157 +(((
158 +
218 218  )))
160 +)))
219 219  
220 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
165 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
225 225  
226 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
227 227  
169 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
228 228  
229 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
230 230  
173 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
231 231  
232 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
233 233  
234 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
176 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
235 235  
236 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
237 237  
238 -
239 -)))
240 -)))|(% style="width:300px" %)(((
241 -(% class="box" %)
242 -(((
243 -**Sommaire**
180 +[[image:1748002396864-933.png]]
244 244  
245 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
246 -)))
247 247  
248 -(% class="box" %)
249 -(((
250 -**Aller plus loin**
251 251  
252 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
253 -
254 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
255 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
256 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
257 -
258 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
259 -)))
184 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
260 260  
261 -(% class="box" %)
262 -(((
263 -**Icônes principales **
186 +[[image:1748002474366-246.png]]
264 264  
265 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
266 -
267 267  
268 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
269 269  
270 -
271 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
272 -
273 -
274 -)))
275 -
276 -(((
277 -
278 -)))
279 -)))
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