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Détails

Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -3,220 +3,191 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
++//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
--Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
++//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
  )))
  (((
--= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
++= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
--La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
++//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
--On y saisit notamment :
++//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
--* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
--* les **organismes impliqués**,
--* les **dates prévisionnelles et réelles**,
--* une **description** et les **responsables** de l’opération,
--* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
--La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
--Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
++//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
--En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
++== //Cas d'usage// ==
-->(% class="small" %)**Cas d'usage**
++>(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
-->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
--
  (((
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
--* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
--)))
--)))
++>(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
-->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
--
  (((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
--* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
--
--)))
++>(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
-->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
--
  (((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
--* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
--)))
++>(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
-->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
++>(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
--* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
--)))
++>(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
-->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
++>(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
--* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
--)))
++>(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
-->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
++>(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
--* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
--)))
++>(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
-->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
++>(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
--(((
--* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
--* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
--)))
--
--(((
--
--
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++//Bonnes pratiques ~://
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
--* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
++* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
++* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
++* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
  )))
  )))
++)))
++)))
--= Comment créer un évènement ? =
++= //Comment créer un évènement ?// =
--== Depuis la table des évènements ==
++== //Depuis la table des évènements// ==
--Cliquez sur l'icône de **création**
++//Cliquez sur l'icône de **création**//
  [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Depuis le tableau de bord ==
++== //Depuis le tableau de bord// ==
--Cliquez sur l'icône de **création**
++//Cliquez sur l'icône de **création**//
  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Depuis une notice de bien ==
++== //Depuis une notice de bien// ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
--Cliquez sur l'icône de **création**
++//Cliquez sur l'icône de **création**//
  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Choisir une grille de saisie =
++= //Choisir une grille de saisie// =
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
++(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
--La grille détermine la structure et les champs affichés.
++//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
--Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
++//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
--|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
--|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
--|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
--|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
--|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
--|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
--|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
--|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
--|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
--|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
--|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
--|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
--|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
++|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
++|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
++|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
++|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
++|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
++|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
++|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
++|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
++|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
++|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
++|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
++|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
++|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
++|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
--* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
--* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
--* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
++* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
++* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
++* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
++* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
--Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
++//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
  )))
--= Renseigner et enregistrer la notice =
++= //Renseigner et enregistrer la notice// =
--Une fois la grille de saisie ouverte,
++//Une fois la grille de saisie ouverte,//
--1. **Remplir les champs** de la grille
--1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
--1. **Enregistrer la notice. **
++1. //**Remplir les champs** de la grille//
++1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
++1. //**Enregistrer la notice. **//
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
++== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
++//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
++Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
--|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
--* Définit la nature de l’opération.
--* Conditionne les champs affichés.
--* Déclenche les règles métiers.
--* Détermine le workflow.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
++|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
++* //Définit la nature de l’opération.//
++* //Conditionne les champs affichés.//
++* //Déclenche les règles métiers.//
++* //Détermine le workflow.//
  )))|(((
--* Exposition
--* Exposition itinérante
--* Prêt hors exposition
--* Activité
--* Vente
--* Dépôt
--* Déménagement
--* Traitement de conservation et analyse
--* Commission
--* Etc.
++* //Exposition//
++* //Exposition itinérante//
++* //Prêt hors exposition//
++* //Activité//
++* //Vente//
++* //Dépôt//
++* //Déménagement//
++* //Traitement de conservation et analyse//
++* //Commission //
++* //Etc.//
  )))
--|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
--* Affine la description du type choisi.
--* Permet de différencier des cas spécifiques.
++|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
++* //Affine la description du type choisi.//
++* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
  )))|(((
--Pour une exposition :
++//Pour une exposition ~://
--* Interne temporaire au musée.
--* Prêt à une autre institution.
++* //Interne temporaire au musée.//
++* //Prêt à une autre institution. //
  )))
--|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
--* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
++|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
++* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
  )))|(((
--* Activités : concert, colloque, conférence.
--* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
++* //Activités : concert, colloque, conférence.//
++* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
  )))
++
++
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
++== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
--Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
++//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Attention :**
++//Attention ~://
--* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
--* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
++* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
++* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
  )))
++// //
++
  [[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -235,6 +235,10 @@
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -249,10 +249,14 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
++* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
@@ -277,3 +277,8 @@
  )))
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