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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 135.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:10
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À la version 113.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -11,86 +11,53 @@
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
22 +== Cas d'usage ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 -
33 33  (((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 -
42 42  (((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 -
50 50  (((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
54 54  
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
56 56  
57 -(((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
61 61  
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
63 63  
64 -(((
65 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 -)))
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
68 68  
69 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
70 70  
71 -(((
72 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 -* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 -)))
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
75 75  
76 ->(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
77 77  
78 -(((
79 -* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 -* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 -)))
82 -
83 -(((
84 -
85 -
86 86  (% class="box successmessage" %)
87 87  (((
88 88  Bonnes pratiques :
89 89  
90 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
91 -* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
53 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
92 92  )))
93 93  )))
59 +)))
60 +)))
94 94  
95 95  = Comment créer un évènement ? =
96 96  
... ... @@ -160,15 +160,40 @@
160 160  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
161 161  1. **Enregistrer la notice. **
162 162  
130 +
131 +
132 +
133 +(% class="box warningmessage" %)
134 +(((
135 +
136 +
137 +|= |= |= |=
138 +| | | |
139 +| | | |
140 +| | | |
141 +)))
142 +
143 +(% class="box successmessage" %)
144 +(((
145 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
146 +
147 +Attention :
148 +
149 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
150 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
151 +
152 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +)))
154 +
163 163  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 165  
166 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
158 +== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
167 167  
168 168  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
169 169  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
170 170  
171 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
163 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
172 172  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
173 173  * Définit la nature de l’opération.
174 174  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -202,39 +202,18 @@
202 202  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 203  )))
204 204  
205 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 207  
208 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
199 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
209 209  
210 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
201 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
211 211  
212 -(% class="box warningmessage" %)
213 -(((
214 -**Attention :**
203 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
217 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
218 -)))
219 219  
220 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -
226 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 -
228 -
229 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
233 -
234 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
235 -
236 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 -
238 238  
239 239  )))
240 240  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -249,10 +249,14 @@
249 249  (((
250 250  **Aller plus loin**
251 251  
252 -* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
223 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
224 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
225 +* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
253 253  
254 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
255 255  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
230 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
256 256  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
257 257  
258 258  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -277,3 +277,8 @@
277 277  
278 278  )))
279 279  )))
255 +
256 +
257 +
258 +
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1 -XWiki.DBA
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