Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -11,61 +11,40 @@
11	11	(((
12	12	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15	15
16		-On y saisit notamment :
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19		-* les **organismes impliqués**,
20		-* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21		-* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22		-* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23	23
24		-La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25		-Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26	26
27		-En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
	22	+== Cas d'usage ==
28	28
29		->(% class="small" %)**Cas d'usage**
	24	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30	30
31		->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
	26	+(((
	27	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
32	32
33	33	(((
	30	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	31	+
34	34	(((
35		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36		-* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37		-)))
38		-)))
	33	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
39	39
40		->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
	35	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
41	41
42		-(((
43		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44		-* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45		-
46		-)))
	37	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
47	47
48		->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
	39	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
49	49
50		-(((
51		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52		-* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53		-)))
	41	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
54	54
55		->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**(%%)(((
56		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
57		-* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
58		-)))
	43	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
59	59
60		->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
61		->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
62		->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
63		->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	45	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
64	64
65		-(((
66		-(((
67		-(((
68		-
	47	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
69	69
70	70	(% class="box successmessage" %)
71	71	(((
...	...	@@ -148,15 +148,12 @@
148	148	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
149	149	1. **Enregistrer la notice. **
150	150
151		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152		-
153		-
154		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
155		-
	130	+(% class="box warningmessage" %)
	131	+(((
156	156	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
157	157	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
158	158
159		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	135	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
160	160	|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
161	161	* Définit la nature de l’opération.
162	162	* Conditionne les champs affichés.
...	...	@@ -189,45 +189,32 @@
189	189	* Activités : concert, colloque, conférence.
190	190	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
191	191	)))
	168	+)))
192	192
193		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194		-
195		-
196		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
197		-
198		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
199		-
200		-(% class="box warningmessage" %)
	170	+(% class="box successmessage" %)
201	201	(((
	172	+Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	173	+
202	202	Attention :
203	203
204	204	* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
205	205	* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	178	+
	179	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206	206	)))
207	207
208		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209	209
210	210
211		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185	+(% class="box successmessage" %)
	186	+(((
	187	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
212	212
213		-
214		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215		-
216		-
217		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218		-
219		-
220		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
221		-
222		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
223		-
224	224	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	190	+)))
225	225
226	226
227	227
228		-
229		-
230		-
231	231
232	232	)))
233	233	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -243,12 +243,13 @@
243	243	**Aller plus loin**
244	244
245	245	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
246		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
247		-* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
248		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
249		-* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	209	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
	210	+* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
	211	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	212	+* [[Supprimer un évènement avec des n>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]][[otices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
250	250
251	251	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	215	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
252	252	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
253	253
254	254	* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

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Auteur

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