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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Saisir un évènement
++Créer un évènement

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -3,79 +3,77 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
++La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
++Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
++
  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
  )))
  (((
--= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
++= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
--La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
++La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
--On y saisit notamment :
++Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
--* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
--* les **organismes impliqués**,
--* les **dates prévisionnelles et réelles**,
--* une **description** et les **responsables** de l’opération,
--* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++Elle permet de :
--La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
--Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
++* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
++** le **titre** et le **type d’évènement** ,
++** les **organismes impliqués**,
++** les **dates prévisionnelles et réelles**,
++** une **description** et les **responsables** de l’opération,
++** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
++* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
--En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
-->(% class="small" %)**Cas d'usage**
-->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
++= Cas d'usage =
--(((
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
--* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
--)))
--)))
++== Organiser une exposition temporaire du musée ==
-->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
++Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
--(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
--* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
--
--)))
++== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
-->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**(%%)(((
--* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
--* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
--)))
++Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
-->(% class="small" %)**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
-->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
-->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
-->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
-->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
++== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
--(((
--(((
--(((
--
++Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
++== Préparer un dépôt sortant ==
++
++Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
++
++== Suivre un déménagement ==
++
++Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
++
++== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
++
++Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
++
++== Formaliser une commission ==
++
++Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
++
++== Tracer un évènement interne ==
++
++Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
++
++= Comment créer une notice évènement ? =
++
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Bonnes pratiques**
--* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
--* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
--* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
++* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
++* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
  )))
--)))
--)))
--)))
--= Comment créer un évènement ? =
--
  == Depuis la table des évènements ==
  Cliquez sur l'icône de **création**
@@ -96,38 +96,38 @@
  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Choisir une grille de saisie =
++= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--La grille détermine la structure et les champs affichés.
++**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
--Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
++Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
--|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
--|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
--|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
--|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
--|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
--|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
--|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
--|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
--|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
--|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
--|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
--|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
--|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
++* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
@@ -142,86 +142,76 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
 . **Enregistrer la notice. **
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce**
++Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
++)))
++
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
++Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
--|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
--* Définit la nature de l’opération.
++* le **type**,
++* le **sous-type**
++* et la **catégorie**.
++
++Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
++
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++* Détermine la nature de l’opération.
  * Conditionne les champs affichés.
  * Déclenche les règles métiers.
  * Détermine le workflow.
--)))|(((
++)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
  * Exposition
  * Exposition itinérante
  * Prêt hors exposition
--* Activité
--* Vente
++* Activités
++* Ventes
  * Dépôt
  * Déménagement
  * Traitement de conservation et analyse
--* Commission
--* Etc.
++* Dépôt de plainte
++* Mvt int temporaire
++* Mvt int marquage
++* Mvt int photographie
++* Mvt int chantier collection
++* Mvt int autre
++* Commission  de prêt/dépôt
++* Commission d'acquisition
++* Commission de restauration
++* Commission de contrôle
++* Sous-commission : demande de dépôt
++* Sous-commission : transfert d'affectation
++* Sous-commission : déclassement
  )))
--|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
--* Affine la description du type choisi.
--* Permet de différencier des cas spécifiques.
--)))|(((
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
++)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
  Pour une exposition :
  * Interne temporaire au musée.
  * Prêt à une autre institution.
  )))
--|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
++|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
  * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
--)))|(((
--* Activités : concert, colloque, conférence.
++)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
++* Activités : concert, colloque, conférence....
  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
  )))
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
--
--Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention :
--
--* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
--* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
--)))
--
--[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
--Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
++Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -236,12 +236,10 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
@@ -267,8 +267,3 @@
  )))
  )))
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