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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 131.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:01
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À la version 113.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -11,56 +11,41 @@
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
22 +== Cas d'usage ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
26 +(((
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
32 32  
33 33  (((
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 +
34 34  (((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
41 41  
42 -(((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**(%%)(((
49 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
50 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
51 -)))
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
52 52  
53 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
54 ->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
55 ->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
56 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
57 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
58 58  
59 -(((
60 -(((
61 -(((
62 -
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
63 63  
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 +
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 +
64 64  (% class="box successmessage" %)
65 65  (((
66 66  Bonnes pratiques :
... ... @@ -142,15 +142,40 @@
142 142  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
143 143  1. **Enregistrer la notice. **
144 144  
130 +
131 +
132 +
133 +(% class="box warningmessage" %)
134 +(((
135 +
136 +
137 +|= |= |= |=
138 +| | | |
139 +| | | |
140 +| | | |
141 +)))
142 +
143 +(% class="box successmessage" %)
144 +(((
145 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
146 +
147 +Attention :
148 +
149 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
150 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
151 +
152 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +)))
154 +
145 145  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
158 +== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
149 149  
150 150  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
151 151  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
152 152  
153 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
163 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
154 154  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
155 155  * Définit la nature de l’opération.
156 156  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -184,33 +184,8 @@
184 184  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
185 185  )))
186 186  
187 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
191 -
192 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
193 -
194 -(% class="box warningmessage" %)
195 -(((
196 -Attention :
197 -
198 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
199 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
200 -)))
201 -
202 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 214  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
215 215  
216 216  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -221,7 +221,6 @@
221 221  
222 222  
223 223  
224 -
225 225  
226 226  )))
227 227  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -237,12 +237,13 @@
237 237  **Aller plus loin**
238 238  
239 239  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
240 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
241 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
242 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
243 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
224 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
225 +* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
244 244  
245 245  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
230 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
246 246  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
247 247  
248 248  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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Auteur
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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