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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Saisir un évènement1 +Créer un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -3,58 +3,47 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps. 7 - 8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. 6 + 9 9 ))) 10 10 11 11 ((( 12 12 = A quoi servent les évènements dans Flora ? = 13 13 14 -La table **Évènements** constitue le p oint d’entréedu module de régie. Ellea pour vocationpremièrede**documenter l’opérationelle-même**:c’estla noticeoùl’on définitlecontexte généralavantd’yrattacherdesbiensou d’y planifierdesmouvements.12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 15 15 16 - On y saisit notamment:14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 17 17 18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.), 19 -* les **organismes impliqués**, 20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**, 21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération, 22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé). 16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 23 23 24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération. 25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique. 18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 26 26 27 - Enpratique, cette table offre unestructurecommune à toutesles opérations de régieet permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.20 +== Cas d'usage == 28 28 29 ->(% class="small" %) **Cas d'usage**22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 30 30 31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :** 24 +((( 25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 32 32 33 33 ((( 34 ->((( 35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux). 36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements. 37 -))) 38 -))) 28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 39 39 40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**(%%)((( 41 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire. 42 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%) 43 - 44 -))) 30 +((( 31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 45 45 46 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire. 47 ->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). 48 ->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates. 49 ->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués). 50 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire). 51 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ. 33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 52 52 53 -((( 54 -((( 55 -((( 56 - 35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 57 57 37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 38 + 39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 40 + 41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 42 + 43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 44 + 45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 46 + 58 58 (% class="box successmessage" %) 59 59 ((( 60 60 Bonnes pratiques : ... ... @@ -136,15 +136,12 @@ 136 136 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 137 137 1. **Enregistrer la notice. ** 138 138 139 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 - 141 - 142 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? == 143 - 128 +(% class="box warningmessage" %) 129 +((( 144 144 Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 145 145 Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 146 146 147 -|= (% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 148 148 |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 149 149 * Définit la nature de l’opération. 150 150 * Conditionne les champs affichés. ... ... @@ -177,45 +177,141 @@ 177 177 * Activités : concert, colloque, conférence. 178 178 * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 179 179 ))) 166 +))) 180 180 181 -[[// Champs**Type**,**Sous-type**et**Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 182 182 183 183 184 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination == 171 +(% class="box successmessage" %) 172 +((( 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 174 +))) 185 185 186 - Lorsquevous créez ouassociez un organismecomme **lieudedestination**d’unévènement, sil**'emplacement de dépôt** est renseignédans sa notice**Personne**, cettedonnée estautomatiquementreprise dans la **localisation temporaire**des biens liésau mouvement. Celaévite toute ressaisieetgarantitla cohérencedes informations.176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 187 187 178 + 179 += Lier des biens à l'évènement = 180 + 181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 182 + 183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 184 + 185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 186 + 187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 188 + 189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 190 + 191 +=== Cas d'usage === 192 + 193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 194 + 195 +((( 196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 197 + 198 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 199 + 200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 201 + 202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 203 +))) 204 + 205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? == 206 + 207 +=== Depuis une recherche === 208 + 209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 212 +1. ((( 213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 214 + 215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 218 +))) 219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 220 + 221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 + 223 + 224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 + 226 + 227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 228 + 229 + 230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 + 232 + 233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 234 + 235 + 236 +=== Depuis un panier === 237 + 188 188 (% class="box warningmessage" %) 189 189 ((( 190 -Attention : 240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. 241 +))) 191 191 192 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement. 193 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés. 243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 244 +1. **Sélectionnez le panier** : 245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 247 +1. ((( 248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 249 + 250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 194 194 ))) 254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 195 195 196 -[[// Créerun nouvelorganismedulieu dedestination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 197 197 198 198 199 -[[//S aisie d'unenoticepersonneavec l'emplacement dedépôtetenregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 200 200 201 201 202 -[[// Retourà la noticed'évènement : nouvelorganisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 203 203 204 204 205 -[[//Ré percussion automatique del'emplacementde dépôt dans la destinationdesbiens liésau mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 206 206 207 207 208 -= Afficher oumasquerla descriptiondel'évènement=268 +=== Depuis une notice de bien === 209 209 210 - Aprèsavoirenregistrélanotice,vouspouvezchoisird’afficheroude masquer la descriptiondel’évènement.270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 211 211 212 -[[// Masquer-afficherla descriptiondel'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 213 213 214 214 275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? == 215 215 277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition. 216 216 279 +Pour ce faire : 217 217 281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens 282 +* si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères. 218 218 284 +(% class="box warningmessage" %) 285 +((( 286 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien. 287 +))) 288 + 289 + 290 + 291 + 292 + 293 + 294 += Gérer les biens liés à l'évènement = 295 + 296 + 297 += Supprimer un évènement avec des notices liées = 298 + 299 + 300 + 219 219 220 220 ))) 221 221 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -231,30 +231,19 @@ 231 231 **Aller plus loin** 232 232 233 233 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 234 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]] 235 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]] 236 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 237 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]] 238 - 316 +* Planifier et suivre les mouvements associés 317 + 318 + 319 + 239 239 * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 321 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 322 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 240 240 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 241 - 242 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]] 243 243 ))) 244 244 245 245 (% class="box" %) 246 246 ((( 247 247 **Icônes principales ** 248 - 249 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 250 - 251 - 252 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 253 - 254 - 255 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien 256 - 257 - 258 258 ))) 259 259 260 260 ((( ... ... @@ -265,4 +265,9 @@ 265 265 266 266 267 267 339 + 340 + 341 + 342 + 343 + 268 268
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