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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Saisir un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,66 +3,70 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7		-
8		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12	12	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	12	+== Rôle fonctionnel ==
15	15
16		-On y saisit notamment :
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17	17
18		-* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19		-* les **organismes impliqués**,
20		-* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21		-* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22		-* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	16	+== Contenu principal ==
23	23
24		-La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25		-Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
26	26
27		-En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
	24	+== Liens ==
28	28
29		->(% class="small" %)**Cas d'usage**
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
30	30
31		->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
	29	+== Avantages ==
32	32
33		-(((
34		->(((
35		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36		-* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37		-)))
38		-)))
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
39	39
40		->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**(%%)(((
41		-* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
42		-* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
43		-
44		-)))
	35	+== Cas d'usage ==
45	45
46		->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
47		->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
48		->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
49		->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
50		->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
51		->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
52	52
53	53	(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	41	+
54	54	(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	44	+
55	55	(((
56		-
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
57	57
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	49	+
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	51	+
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	53	+
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	55	+
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	57	+
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	59	+
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	61	+
	62	+
58	58	(% class="box successmessage" %)
59	59	(((
60	60	Bonnes pratiques :
61	61
62		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
63		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
64		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
65		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	67	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	68	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	69	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
66	66	)))
67	67	)))
68	68	)))
...	...	@@ -92,8 +92,6 @@
92	92
93	93	= Choisir une grille de saisie =
94	94
95		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
96		-
97	97	La grille détermine la structure et les champs affichés.
98	98
99	99	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
...	...	@@ -136,86 +136,62 @@
136	136	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
137	137	1. **Enregistrer la notice. **
138	138
139		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	141	+[[Grille de saisie d'une notice d'évènement>>image:1756131727321-691.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140	140
	143	+= Lier des biens à l'évènement =
141	141
142		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	145	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
143	143
144		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
145		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	147	+=== Rôle fonctionnel ===
146	146
147		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
148		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
149		-* Définit la nature de l’opération.
150		-* Conditionne les champs affichés.
151		-* Déclenche les règles métiers.
152		-* Détermine le workflow.
153		-)))|(((
154		-* Exposition
155		-* Exposition itinérante
156		-* Prêt hors exposition
157		-* Activité
158		-* Vente
159		-* Dépôt
160		-* Déménagement
161		-* Traitement de conservation et analyse
162		-* Commission
163		-* Etc.
164		-)))
165		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
166		-* Affine la description du type choisi.
167		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
168		-)))|(((
169		-Pour une exposition :
	149	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
170	170
171		-* Interne temporaire au musée.
172		-* Prêt à une autre institution.
173		-)))
174		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
175		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
176		-)))|(((
177		-* Activités : concert, colloque, conférence.
178		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
179		-)))
	151	+=== Contenu principal ===
180	180
181		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	153	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	154	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	155	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	156	+* Commentaire logistique ou scénographique
	157	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
182	182
	159	+=== Liens ===
183	183
184		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	161	+* Dépend directement de la table Évènement
	162	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	163	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
185	185
186		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	165	+=== Avantages ===
187	187
188		-(% class="box warningmessage" %)
189		-(((
190		-Attention :
	167	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	168	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	169	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
191	191
192		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
193		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
194		-)))
	171	+=== Cas d'usage ===
195	195
196		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
197	197
	175	+(((
	176	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198	198
199		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	178	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200	200
	180	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201	201
202		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	183	+)))
203	203
	185	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
204	204
205		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+=== Depuis une recherche ===
206	206
	189	+=== Depuis un panier ===
207	207
208		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	191	+=== Depuis une notice de bien ===
209	209
210		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	193	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
211	211
212		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213	213
214	214
215		-
216		-
217		-
218		-
219	219
220	220	)))
221	221	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -231,30 +231,14 @@
231	231	**Aller plus loin**
232	232
233	233	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
234		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
235		-* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
236		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
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239	239	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
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	233	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
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	235	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
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