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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18
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Résumé
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Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Saisir un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -1,268 +1,26 @@ 1 - (%class="marksmall" %)**Version4.5.19et ultérieures**1 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.). 2 2 3 -|(% style="width:840px" %)((( 4 -(% class="box" %) 5 -((( 6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps. 3 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres. 7 7 8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. 9 -))) 5 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés. 10 10 11 -((( 12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? = 7 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées. 13 13 14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements. 9 +(% style="text-align: center;" %) 10 +[[image:1748002233812-408.png]] 15 15 16 -On y saisit notamment : 17 17 18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.), 19 -* les **organismes impliqués**, 20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**, 21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération, 22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé). 13 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés. 23 23 24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération. 25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique. 15 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations. 26 26 27 - En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régieet permet de centraliser en un même endroit:le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolutionde l’opération au fil du temps.17 +[[image:1748002396864-933.png]] 28 28 29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage** 30 30 31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :** 32 32 33 -((( 34 ->((( 35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux). 36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements. 37 -))) 38 -))) 21 +Visualisation de la liste de résultats des évènements : 39 39 40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**(%%)((( 41 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire. 42 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%) 43 - 44 -))) 23 +[[image:1748002474366-246.png]] 45 45 46 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire. 47 ->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). 48 ->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates. 49 ->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués). 50 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire). 51 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ. 52 52 53 -((( 54 -((( 55 -((( 56 56 57 - 58 -(% class="box successmessage" %) 59 -((( 60 -Bonnes pratiques : 61 - 62 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 63 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 64 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 65 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 66 -))) 67 -))) 68 -))) 69 -))) 70 - 71 -= Comment créer un évènement ? = 72 - 73 -== Depuis la table des évènements == 74 - 75 -Cliquez sur l'icône de **création** 76 - 77 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 - 79 -== Depuis le tableau de bord == 80 - 81 -Cliquez sur l'icône de **création** 82 - 83 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 84 - 85 -== Depuis une notice de bien == 86 - 87 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 88 - 89 -Cliquez sur l'icône de **création** 90 - 91 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 - 93 -= Choisir une grille de saisie = 94 - 95 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 96 - 97 -La grille détermine la structure et les champs affichés. 98 - 99 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 100 - 101 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 102 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 103 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 104 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 105 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 106 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 107 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 108 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 109 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 110 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 111 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 112 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 113 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 114 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 115 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 116 - 117 -(% class="box infomessage" %) 118 -((( 119 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 120 - 121 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 122 - 123 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 124 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 125 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 126 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 127 - 128 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 129 -))) 130 - 131 -= Renseigner et enregistrer la notice = 132 - 133 -Une fois la grille de saisie ouverte, 134 - 135 -1. **Remplir les champs** de la grille 136 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 137 -1. **Enregistrer la notice. ** 138 - 139 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 - 141 - 142 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? == 143 - 144 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 145 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 146 - 147 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples** 148 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 149 -* Définit la nature de l’opération. 150 -* Conditionne les champs affichés. 151 -* Déclenche les règles métiers. 152 -* Détermine le workflow. 153 -)))|((( 154 -* Exposition 155 -* Exposition itinérante 156 -* Prêt hors exposition 157 -* Activité 158 -* Vente 159 -* Dépôt 160 -* Déménagement 161 -* Traitement de conservation et analyse 162 -* Commission 163 -* Etc. 164 -))) 165 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 166 -* Affine la description du type choisi. 167 -* Permet de différencier des cas spécifiques. 168 -)))|((( 169 -Pour une exposition : 170 - 171 -* Interne temporaire au musée. 172 -* Prêt à une autre institution. 173 -))) 174 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 175 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 176 -)))|((( 177 -* Activités : concert, colloque, conférence. 178 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 179 -))) 180 - 181 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 182 - 183 - 184 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination == 185 - 186 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations. 187 - 188 -(% class="box warningmessage" %) 189 -((( 190 -Attention : 191 - 192 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement. 193 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés. 194 -))) 195 - 196 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 197 - 198 - 199 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 200 - 201 - 202 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 203 - 204 - 205 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 206 - 207 - 208 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement = 209 - 210 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 211 - 212 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 213 - 214 - 215 - 216 - 217 - 218 - 219 - 220 -))) 221 -)))|(% style="width:300px" %)((( 222 -(% class="box" %) 223 -((( 224 -**Sommaire** 225 - 226 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 227 -))) 228 - 229 -(% class="box" %) 230 -((( 231 -**Aller plus loin** 232 - 233 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 234 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]] 235 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]] 236 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 237 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]] 238 - 239 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. 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