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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 130.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:59
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À la version 142.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/10 12:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,73 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
6 +La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 7  
8 +Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 +
8 8  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += À quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
16 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
18 +Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
20 +Elle permet de :
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
22 +* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 +** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 +** les **organismes impliqués**,
25 +** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 +** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 +** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 +* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 +* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
33 += Cas d'usage =
32 32  
33 -(((
34 ->(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
35 +== Organiser une exposition temporaire du musée ==
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**(%%)(((
41 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
42 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
43 -
44 -)))
37 +Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
45 45  
46 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
47 ->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
48 ->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
49 ->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
50 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
51 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
39 +== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
52 52  
53 -(((
54 -(((
55 -(((
56 -
41 +Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
57 57  
43 +== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44 +
45 +Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
46 +
47 +== Préparer un dépôt sortant ==
48 +
49 +Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
50 +
51 +== Suivre un déménagement ==
52 +
53 +Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
54 +
55 +== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 +
57 +Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 +
59 +== Formaliser une commission ==
60 +
61 +Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 +
63 +== Tracer un évènement interne ==
64 +
65 +Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 +
67 += Comment créer une notice évènement ? =
68 +
58 58  (% class="box successmessage" %)
59 59  (((
60 -Bonnes pratiques :
71 +**Bonnes pratiques**
61 61  
62 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
63 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
64 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
65 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
73 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 +* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
66 66  )))
67 -)))
68 -)))
69 -)))
70 70  
71 -= Comment créer un évènement ? =
72 -
73 73  == Depuis la table des évènements ==
74 74  
75 75  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  
91 91  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 -= Choisir une grille de saisie =
97 += Sélectionner la grille de saisie adéquate =
94 94  
95 95  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
96 96  
... ... @@ -136,9 +136,14 @@
136 136  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
137 137  1. **Enregistrer la notice. **
138 138  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Astuce**
146 +Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
147 +)))
148 +
139 139  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 -
142 142  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
143 143  
144 144  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
... ... @@ -180,31 +180,6 @@
180 180  
181 181  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 -
184 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
185 -
186 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
187 -
188 -(% class="box warningmessage" %)
189 -(((
190 -Attention :
191 -
192 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
193 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
194 -)))
195 -
196 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 -
198 -
199 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 -
201 -
202 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 208  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
209 209  
210 210  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -211,11 +211,6 @@
211 211  
212 212  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -
219 219  
220 220  )))
221 221  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -230,12 +230,10 @@
230 230  (((
231 231  **Aller plus loin**
232 232  
233 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
234 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
235 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
236 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
237 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
212 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
238 238  
215 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
239 239  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
240 240  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
241 241  
... ... @@ -261,8 +261,3 @@
261 261  
262 262  )))
263 263  )))
264 -
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