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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:56
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,45 +3,48 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
20 +== Cas d'usage ==
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire**Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
32 ->(% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.**Gérer un prêt sortant**Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
33 ->(% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
34 ->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
35 ->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
36 ->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
37 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
38 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
39 39  
40 40  (((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 +
41 41  (((
42 -(((
43 -
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
44 44  
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 +
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 +
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 +
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 +
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 +
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +
45 45  (% class="box successmessage" %)
46 46  (((
47 47  Bonnes pratiques :
... ... @@ -123,15 +123,12 @@
123 123  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
124 124  1. **Enregistrer la notice. **
125 125  
126 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 -
128 -
129 -== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
130 -
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 131  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 132  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 133  
134 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 135  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 136  * Définit la nature de l’opération.
137 137  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -164,44 +164,123 @@
164 164  * Activités : concert, colloque, conférence.
165 165  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 166  )))
167 +)))
167 167  
168 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 170  
171 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
172 172  
173 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
179 +
180 += Lier des biens à l'évènement =
181 +
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
192 +=== Cas d'usage ===
193 +
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 +
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 +
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 +
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 +
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
205 +
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 +
208 +=== Depuis une recherche ===
209 +
210 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 +1. (((
214 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 +
216 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 +)))
220 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 +
222 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +
236 +
237 +=== Depuis un panier ===
238 +
175 175  (% class="box warningmessage" %)
176 176  (((
177 -Attention :
241 +Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 +)))
178 178  
179 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
180 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
244 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier**
245 +1. **Sélectionnez le panier**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection si que quelques biens à lier ou Ajouter le panier si tous les biens sont à ajouter**.
246 +1. (((
247 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
248 +
249 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
250 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
251 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
181 181  )))
253 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
182 182  
183 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +[[image:1756190418652-625.png]]
184 184  
185 185  
186 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +[[image:1756191214340-584.png]]
187 187  
188 188  
189 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +[[image:1756191294416-293.png]]
190 190  
191 191  
192 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +[[image:1756191549725-458.png]]
193 193  
194 194  
195 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
267 +=== Depuis une notice de bien ===
196 196  
197 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
269 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
198 198  
199 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 201  
274 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
202 202  
203 203  
277 += Gérer les biens liés à l'évènement =
204 204  
279 +
280 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
281 +
282 +
283 +
205 205  
206 206  )))
207 207  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -217,30 +217,18 @@
217 217  **Aller plus loin**
218 218  
219 219  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
220 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
221 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
222 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
223 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
224 -
299 +* Planifier et suivre les mouvements associés
300 +
301 +
302 +
225 225  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
304 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
226 226  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
227 -
228 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
229 229  )))
230 230  
231 231  (% class="box" %)
232 232  (((
233 233  **Icônes principales **
234 -
235 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
236 -
237 -
238 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
239 -
240 -
241 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
242 -
243 -
244 244  )))
245 245  
246 246  (((
... ... @@ -251,4 +251,9 @@
251 251  
252 252  
253 253  
321 +
322 +
323 +
324 +
325 +
254 254  
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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