Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Saisir un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,57 +3,64 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7		-
8		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12	12	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
	12	+== Rôle fonctionnel ==
15	15
16		-On y saisit notamment :
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17	17
18		-* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19		-* les **organismes impliqués**,
20		-* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21		-* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22		-* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	16	+== Contenu principal ==
23	23
24		-La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25		-Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
26	26
27		-En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
	24	+== Liens ==
28	28
29		->(% class="small" %)**Cas d'usage**
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
30	30
31		->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire**Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
32		->(% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.**Gérer un prêt sortant**Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
33		->(% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
34		->(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
35		->(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
36		->(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
37		->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
38		->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	29	+== Avantages ==
39	39
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+
	35	+== Cas d'usage ==
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	38	+
40	40	(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	41	+
41	41	(((
42		-(((
43		-
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44	44
45		-(% class="box successmessage" %)
46	46	(((
47		-Bonnes pratiques :
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
48	48
49		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
50		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
51		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
52		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	49	+
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	51	+
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	53	+
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	55	+
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	57	+
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	59	+
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
53	53	)))
54	54	)))
55	55	)))
56		-)))
57	57
58	58	= Comment créer un évènement ? =
59	59
...	...	@@ -79,27 +79,10 @@
79	79
80	80	= Choisir une grille de saisie =
81	81
82		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
83		-
84	84	La grille détermine la structure et les champs affichés.
85	85
86	86	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
87	87
88		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
89		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
90		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
91		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
92		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
93		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
94		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
95		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
96		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
97		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
98		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
99		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
100		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
101		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
102		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
103	103
104	104	(% class="box infomessage" %)
105	105	(((
...	...	@@ -117,91 +117,13 @@
117	117
118	118	= Renseigner et enregistrer la notice =
119	119
120		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	110	+= Lier des biens à l'évènement =
121	121
122		-1. **Remplir les champs** de la grille
123		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
124		-1. **Enregistrer la notice. **
	112	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
125	125
126		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127	127
128	128
129		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
130	130
131		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133		-
134		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
135		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136		-* Définit la nature de l’opération.
137		-* Conditionne les champs affichés.
138		-* Déclenche les règles métiers.
139		-* Détermine le workflow.
140		-)))|(((
141		-* Exposition
142		-* Exposition itinérante
143		-* Prêt hors exposition
144		-* Activité
145		-* Vente
146		-* Dépôt
147		-* Déménagement
148		-* Traitement de conservation et analyse
149		-* Commission
150		-* Etc.
151		-)))
152		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153		-* Affine la description du type choisi.
154		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
155		-)))|(((
156		-Pour une exposition :
157		-
158		-* Interne temporaire au musée.
159		-* Prêt à une autre institution.
160		-)))
161		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163		-)))|(((
164		-* Activités : concert, colloque, conférence.
165		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166		-)))
167		-
168		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169		-
170		-
171		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
172		-
173		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
174		-
175		-(% class="box warningmessage" %)
176		-(((
177		-Attention :
178		-
179		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
180		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
181		-)))
182		-
183		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184		-
185		-
186		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187		-
188		-
189		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190		-
191		-
192		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193		-
194		-
195		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
196		-
197		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
198		-
199		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200		-
201		-
202		-
203		-
204		-
205	205
206	206	)))
207	207	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -217,30 +217,14 @@
217	217	**Aller plus loin**
218	218
219	219	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
220		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
221		-* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
222		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
223		-* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
224		-
	132	+* Planifier et suivre les mouvements associés
225	225	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
226	226	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
227		-
228		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
229	229	)))
230	230
231	231	(% class="box" %)
232	232	(((
233	233	**Icônes principales **
234		-
235		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
236		-
237		-
238		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
239		-
240		-
241		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
242		-
243		-
244	244	)))
245	245
246	246	(((
...	...	@@ -251,4 +251,28 @@
251	251
252	252
253	253
	150	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	151	+
	152	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	153	+
	154	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	155	+
	156	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	157	+
	158	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	159	+
	160	+
	161	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	162	+
	163	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	164	+
	165	+[[image:1748002396864-933.png]]
	166	+
	167	+
	168	+
	169	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	170	+
	171	+[[image:1748002474366-246.png]]
	172	+
	173	+
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