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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Saisir un évènement
++Créer un évènement

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -3,64 +3,77 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
++La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
++Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
++
  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
  )))
  (((
--= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
++= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
--La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
++La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
--Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
++Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
--Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
++Elle permet de :
--En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
++* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
++** le **titre** et le **type d’évènement** ,
++** les **organismes impliqués**,
++** les **dates prévisionnelles et réelles**,
++** une **description** et les **responsables** de l’opération,
++** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
++* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
--== Cas d'usage ==
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
--(((
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
++= Cas d'usage =
--(((
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
++== Organiser une exposition temporaire du musée ==
--(((
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
++Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
++== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
++Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
++== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
++Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
++== Préparer un dépôt sortant ==
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
++Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
++== Suivre un déménagement ==
++Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
++
++== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
++
++Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
++
++== Formaliser une commission ==
++
++Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
++
++== Tracer un évènement interne ==
++
++Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
++
++= Comment créer une notice évènement ? =
++
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Bonnes pratiques**
--* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
--* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
--* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
++* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
++* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
  )))
--)))
--)))
--)))
--= Comment créer un évènement ? =
--
  == Depuis la table des évènements ==
  Cliquez sur l'icône de **création**
@@ -81,19 +81,19 @@
  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Choisir une grille de saisie =
++= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--La grille détermine la structure et les champs affichés.
++**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
--Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
++Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
++|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
@@ -107,12 +107,12 @@
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
++* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
@@ -127,17 +127,27 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
 . **Enregistrer la notice. **
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce**
++Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
++)))
++
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
++Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
++* le **type**,
++* le **sous-type**
++* et la **catégorie**.
++
++Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
++
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
--|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
--* Définit la nature de l’opération.
++|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
++* Détermine la nature de l’opération.
  * Conditionne les champs affichés.
  * Déclenche les règles métiers.
  * Détermine le workflow.
@@ -145,17 +145,27 @@
  * Exposition
  * Exposition itinérante
  * Prêt hors exposition
--* Activité
--* Vente
++* Activités
++* Ventes
  * Dépôt
  * Déménagement
  * Traitement de conservation et analyse
--* Commission
--* Etc.
++* Dépôt de plainte
++* Mvt int temporaire
++* Mvt int marquage
++* Mvt int photographie
++* Mvt int chantier collection
++* Mvt int autre
++* Commission  de prêt/dépôt
++* Commission d'acquisition
++* Commission de restauration
++* Commission de contrôle
++* Sous-commission : demande de dépôt
++* Sous-commission : transfert d'affectation
++* Sous-commission : déclassement
  )))
--|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
--* Affine la description du type choisi.
--* Permet de différencier des cas spécifiques.
++|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
++* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
  )))|(((
  Pour une exposition :
@@ -162,50 +162,21 @@
  * Interne temporaire au musée.
  * Prêt à une autre institution.
  )))
--|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
++|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
  * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
  )))|(((
--* Activités : concert, colloque, conférence.
++* Activités : concert, colloque, conférence....
  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
  )))
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
--
--Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention :
--
--* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
--* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
--)))
--
--[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
--Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
++Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -220,12 +220,10 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Suivre et valider un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
@@ -251,8 +251,3 @@
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