Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Saisir un évènement
	1	+Créer un évènement

Contenu

...	...	@@ -1,259 +1,65 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="small mark" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7		-
8		-Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	6	+
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15	15
16		-Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19	19
20		-En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21	21
22		-== Cas d'usage ==
23		-
24		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25		-
	15	+
	16	+)))
	17	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	18	+(% class="box" %)
26	26	(((
27		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	20	+**Sommaire**
	21	+)))
28	28
	23	+(% class="box" %)
29	29	(((
30		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	25	+**Aller plus loin**
	26	+)))
31	31
	28	+(% class="box" %)
32	32	(((
33		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34		-
35		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36		-
37		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38		-
39		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40		-
41		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42		-
43		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44		-
45		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46		-
47		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48		-
49		-(% class="box successmessage" %)
50		-(((
51		-Bonnes pratiques :
52		-
53		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	30	+**Icônes principales **
57	57	)))
58		-)))
59		-)))
60		-)))
61	61
62		-= Comment créer un évènement ? =
63		-
64		-== Depuis la table des évènements ==
65		-
66		-Cliquez sur l'icône de **création**
67		-
68		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69		-
70		-== Depuis le tableau de bord ==
71		-
72		-Cliquez sur l'icône de **création**
73		-
74		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75		-
76		-== Depuis une notice de bien ==
77		-
78		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79		-
80		-Cliquez sur l'icône de **création**
81		-
82		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83		-
84		-= Choisir une grille de saisie =
85		-
86		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87		-
88		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
89		-
90		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91		-
92		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107		-
108		-(% class="box infomessage" %)
109	109	(((
110		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
111		-
112		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
113		-
114		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
118		-
119		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	34	+
120	120	)))
121		-
122		-= Renseigner et enregistrer la notice =
123		-
124		-Une fois la grille de saisie ouverte,
125		-
126		-1. **Remplir les champs** de la grille
127		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128		-1. **Enregistrer la notice. **
129		-
130		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131		-
132		-
133		-== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
134		-
135		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
137		-
138		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
139		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
140		-* Définit la nature de l’opération.
141		-* Conditionne les champs affichés.
142		-* Déclenche les règles métiers.
143		-* Détermine le workflow.
144		-)))|(((
145		-* Exposition
146		-* Exposition itinérante
147		-* Prêt hors exposition
148		-* Activité
149		-* Vente
150		-* Dépôt
151		-* Déménagement
152		-* Traitement de conservation et analyse
153		-* Commission
154		-* Etc.
155	155	)))
156		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
157		-* Affine la description du type choisi.
158		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
159		-)))|(((
160		-Pour une exposition :
161	161
162		-* Interne temporaire au musée.
163		-* Prêt à une autre institution.
164		-)))
165		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
166		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
167		-)))|(((
168		-* Activités : concert, colloque, conférence.
169		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
170		-)))
171	171
172		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173	173
174	174
175		-== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	41	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
176	176
177		-Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	43	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
178	178
179		-(% class="box warningmessage" %)
180		-(((
181		-Attention :
	45	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
182	182
183		-* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
184		-* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
185		-)))
	47	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
186	186
187		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	49	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
188	188
189	189
190		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	52	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
191	191
	54	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
192	192
193		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	56	+[[image:1748002396864-933.png]]
194	194
195	195
196		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197	197
	60	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
198	198
199		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
	62	+[[image:1748002474366-246.png]]
200	200
201		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
202	202
203		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204		-
205		-
206		-
207		-
208		-
209	209
210		-)))
211		-)))|(% style="width:300px" %)(((
212		-(% class="box" %)
213		-(((
214		-**Sommaire**
215		-
216		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
217		-)))
218		-
219		-(% class="box" %)
220		-(((
221		-**Aller plus loin**
222		-
223		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
224		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
225		-* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226		-* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
227		-* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
228		-
229		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
230		-* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
231		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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