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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Saisir un évènement
	1	+Créer un évènement

Contenu

...	...	@@ -1,263 +1,65 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="small mark" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
7		-
8		-//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
	6	+
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
13	13
14		-//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
15	15
16		-//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
17	17
18		-//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
19	19
20		-//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
21	21
22		-== //Cas d'usage// ==
23		-
24		->(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
25		-
	15	+
	16	+)))
	17	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	18	+(% class="box" %)
26	26	(((
27		->(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
	20	+**Sommaire**
	21	+)))
28	28
	23	+(% class="box" %)
29	29	(((
30		->(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
	25	+**Aller plus loin**
	26	+)))
31	31
	28	+(% class="box" %)
32	32	(((
33		->(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
34		-
35		->(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
36		-
37		->(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
38		-
39		->(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
40		-
41		->(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
42		-
43		->(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
44		-
45		->(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
46		-
47		->(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
48		-
49		-(% class="box successmessage" %)
50		-(((
51		-//Bonnes pratiques ~://
52		-
53		-* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
54		-* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
55		-* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
56		-* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
	30	+**Icônes principales **
57	57	)))
58		-)))
59		-)))
60		-)))
61	61
62		-= //Comment créer un évènement ?// =
63		-
64		-== //Depuis la table des évènements// ==
65		-
66		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
67		-
68		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69		-
70		-== //Depuis le tableau de bord// ==
71		-
72		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
73		-
74		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75		-
76		-== //Depuis une notice de bien// ==
77		-
78		-(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
79		-
80		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
81		-
82		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83		-
84		-= //Choisir une grille de saisie// =
85		-
86		-(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
87		-
88		-//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
89		-
90		-//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
91		-
92		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
93		-|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
94		-|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
95		-|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
96		-|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
97		-|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
98		-|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
99		-|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
100		-|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
101		-|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
102		-|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
103		-|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
104		-|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
105		-|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
106		-|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
107		-
108		-(% class="box infomessage" %)
109	109	(((
110		-//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
111		-
112		-//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
113		-
114		-* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
115		-* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
116		-* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
117		-* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
118		-
119		-//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
	34	+
120	120	)))
121		-
122		-= //Renseigner et enregistrer la notice// =
123		-
124		-//Une fois la grille de saisie ouverte,//
125		-
126		-1. //**Remplir les champs** de la grille//
127		-1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
128		-1. //**Enregistrer la notice. **//
129		-
130		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131		-
132		-
133		-== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
134		-
135		-//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
137		-
138		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
139		-|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
140		-* //Définit la nature de l’opération.//
141		-* //Conditionne les champs affichés.//
142		-* //Déclenche les règles métiers.//
143		-* //Détermine le workflow.//
144		-)))|(((
145		-* //Exposition//
146		-* //Exposition itinérante//
147		-* //Prêt hors exposition//
148		-* //Activité//
149		-* //Vente//
150		-* //Dépôt//
151		-* //Déménagement//
152		-* //Traitement de conservation et analyse//
153		-* //Commission //
154		-* //Etc.//
155	155	)))
156		-|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
157		-* //Affine la description du type choisi.//
158		-* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
159		-)))|(((
160		-//Pour une exposition ~://
161	161
162		-* //Interne temporaire au musée.//
163		-* //Prêt à une autre institution. //
164		-)))
165		-|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
166		-* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
167		-)))|(((
168		-* //Activités : concert, colloque, conférence.//
169		-* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
170		-)))
171	171
172	172
173	173
174		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
175	175
	43	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
176	176
177		-== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
	45	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
178	178
179		-//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
	47	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
180	180
181		-(% class="box warningmessage" %)
182		-(((
183		-//Attention ~://
	49	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
184	184
185		-* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
186		-* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
187		-)))
188	188
189		-// //
	52	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
190	190
191		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
192	192
	56	+[[image:1748002396864-933.png]]
193	193
194		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195	195
196	196
197		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	60	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
198	198
	62	+[[image:1748002474366-246.png]]
199	199
200		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201	201
202		-
203		-= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
204		-
205		-Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
206		-
207		-[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208		-
209		-
210		-
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