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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 118.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 09:08
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Contenu
... ... @@ -3,213 +3,199 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
7 -
8 -//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
12 +== Rôle fonctionnel ==
15 15  
16 -//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17 17  
18 -//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
16 +== Contenu principal ==
19 19  
20 -//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
21 21  
22 -== //Cas d'usage// ==
24 +== Liens ==
23 23  
24 ->(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
25 25  
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
35 +== Cas d'usage ==
36 +
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 +
26 26  (((
27 ->(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 28  
29 29  (((
30 ->(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 31  
32 32  (((
33 ->(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 34  
35 ->(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 36  
37 ->(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 38  
39 ->(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 40  
41 ->(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 42  
43 ->(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 44  
45 ->(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 46  
47 ->(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 48  
62 +
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 -//Bonnes pratiques ~://
65 +Bonnes pratiques :
52 52  
53 -* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
54 -* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
55 -* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
56 -* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
67 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
57 57  )))
58 58  )))
59 59  )))
60 60  )))
61 61  
62 -= //Comment créer un évènement ?// =
75 += Comment créer un évènement ? =
63 63  
64 -== //Depuis la table des évènements// ==
77 +== Depuis la table des évènements ==
65 65  
66 -//Cliquez sur l'icône de **création**//
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
67 67  
68 68  [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -== //Depuis le tableau de bord// ==
83 +== Depuis le tableau de bord ==
71 71  
72 -//Cliquez sur l'icône de **création**//
85 +Cliquez sur l'icône de **création**
73 73  
74 74  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -== //Depuis une notice de bien// ==
89 +== Depuis une notice de bien ==
77 77  
78 -(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 79  
80 -//Cliquez sur l'icône de **création**//
93 +Cliquez sur l'icône de **création**
81 81  
82 82  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -= //Choisir une grille de saisie// =
97 += Choisir une grille de saisie =
85 85  
86 -(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
99 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 87  
88 -//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
101 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 89  
90 -//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
103 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 91  
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
93 -|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
94 -|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
95 -|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
96 -|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
97 -|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
98 -|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
99 -|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
100 -|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
101 -|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
102 -|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
103 -|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
104 -|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
105 -|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
106 -|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
105 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107 107  
108 108  (% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
123 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
111 111  
112 -//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
125 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
113 113  
114 -* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
115 -* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
116 -* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
117 -* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
127 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
118 118  
119 -//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
132 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 120  )))
121 121  
122 -= //Renseigner et enregistrer la notice// =
135 += Renseigner et enregistrer la notice =
123 123  
124 -//Une fois la grille de saisie ouverte,//
137 +Une fois la grille de saisie ouverte,
125 125  
126 -1. //**Remplir les champs** de la grille//
127 -1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
128 -1. //**Enregistrer la notice. **//
139 +1. **Remplir les champs** de la grille
140 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 +1. **Enregistrer la notice. **
129 129  
130 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
145 += Lier des biens à l'évènement =
132 132  
133 -== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
147 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
134 134  
135 -//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
149 +=== Rôle fonctionnel ===
137 137  
138 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
139 -|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
140 -* //Définit la nature de l’opération.//
141 -* //Conditionne les champs affichés.//
142 -* //Déclenche les règles métiers.//
143 -* //Détermine le workflow.//
144 -)))|(((
145 -* //Exposition//
146 -* //Exposition itinérante//
147 -* //Prêt hors exposition//
148 -* //Activité//
149 -* //Vente//
150 -* //Dépôt//
151 -* //Déménagement//
152 -* //Traitement de conservation et analyse//
153 -* //Commission //
154 -* //Etc.//
155 -)))
156 -|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
157 -* //Affine la description du type choisi.//
158 -* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
159 -)))|(((
160 -//Pour une exposition ~://
151 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
161 161  
162 -* //Interne temporaire au musée.//
163 -* //Prêt à une autre institution. //
164 -)))
165 -|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
166 -* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
167 -)))|(((
168 -* //Activités : concert, colloque, conférence.//
169 -* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
170 -)))
153 +=== Contenu principal ===
171 171  
155 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
156 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
157 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
158 +* Commentaire logistique ou scénographique
159 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
172 172  
161 +=== Liens ===
173 173  
174 -[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +* Dépend directement de la table Évènement
164 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
165 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
175 175  
167 +=== Avantages ===
176 176  
177 -== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
169 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
170 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
171 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
178 178  
179 -//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
173 +=== Cas d'usage ===
180 180  
181 -(% class="box warningmessage" %)
175 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
176 +
182 182  (((
183 -//Attention ~://
178 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
184 184  
185 -* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
186 -* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
187 -)))
180 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
188 188  
189 -// //
182 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
190 190  
191 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
185 +)))
192 192  
187 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
193 193  
194 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +=== Depuis une recherche ===
195 195  
191 +=== Depuis un panier ===
196 196  
197 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +=== Depuis une notice de bien ===
198 198  
195 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
199 199  
200 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 202  
203 -= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
204 -
205 -Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
206 -
207 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 -
209 -
210 -
211 -
212 -
213 213  
214 214  )))
215 215  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -225,31 +225,14 @@
225 225  **Aller plus loin**
226 226  
227 227  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
228 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
229 -* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
230 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
231 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
232 -
214 +* Planifier et suivre les mouvements associés
233 233  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
234 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 235  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
236 -
237 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
238 238  )))
239 239  
240 240  (% class="box" %)
241 241  (((
242 242  **Icônes principales **
243 -
244 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
245 -
246 -
247 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
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235 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
236 +
237 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
238 +
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