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Rendu

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Saisir un évènement
++Créer un évènement

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -3,203 +3,192 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
++La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
--//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
++Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
++
++Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
  )))
  (((
--= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
++= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
--//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
++La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
--//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
++Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
--//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
++Elle permet de :
--//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
++* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
++** le **titre** et le **type d’évènement** ,
++** les **organismes impliqués**,
++** les **dates prévisionnelles et réelles**,
++** une **description** et les **responsables** de l’opération,
++** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
++* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
++* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
--== //Cas d'usage// ==
-->(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
--(((
-->(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
++= Cas d'usage =
--(((
-->(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
++== Organiser une exposition temporaire du musée ==
--(((
-->(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
++Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
-->(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
++== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
-->(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
++Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
-->(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
++== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
-->(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
++Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
-->(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
++== Préparer un dépôt sortant ==
-->(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
++Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
-->(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
++== Suivre un déménagement ==
++Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
++
++== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
++
++Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
++
++== Formaliser une commission ==
++
++Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
++
++== Tracer un évènement interne ==
++
++Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
++
++= Comment créer une notice évènement ? =
++
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--//Bonnes pratiques ~://
++**Bonnes pratiques**
--* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
--* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
--* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
--* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
++* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
++* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
  )))
--)))
--)))
--)))
--= //Comment créer un évènement ?// =
++== Depuis la table des évènements ==
--== //Depuis la table des évènements// ==
++Cliquez sur l'icône de **création**
--//Cliquez sur l'icône de **création**//
--
  [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== //Depuis le tableau de bord// ==
++== Depuis le tableau de bord ==
--//Cliquez sur l'icône de **création**//
++Cliquez sur l'icône de **création**
  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== //Depuis une notice de bien// ==
++== Depuis une notice de bien ==
--(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--//Cliquez sur l'icône de **création**//
++Cliquez sur l'icône de **création**
  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= //Choisir une grille de saisie// =
++= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
--(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
++La grille détermine la structure et les champs affichés.
--//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
++Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
--|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
--|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
--|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
--|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
--|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
--|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
--|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
--|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
--|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
--|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
--|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
--|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
--|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
--|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
++|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
++|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
++|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
++|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
++|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
++|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
++|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
++|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
++|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
++|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
++|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
++|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
++|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
++|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
++**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
--//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
++L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
--* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
--* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
--* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
--* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
++* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
++* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
++* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
++* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
--//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
++Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
  )))
--= //Renseigner et enregistrer la notice// =
++= Renseigner et enregistrer la notice =
--//Une fois la grille de saisie ouverte,//
++Une fois la grille de saisie ouverte,
--1. //**Remplir les champs** de la grille//
--1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
--1. //**Enregistrer la notice. **//
++1. **Remplir les champs** de la grille
++1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
++1. **Enregistrer la notice. **
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce**
++Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
++)))
++
  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
--== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
++Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
++Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
--//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
--|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
--* //Définit la nature de l’opération.//
--* //Conditionne les champs affichés.//
--* //Déclenche les règles métiers.//
--* //Détermine le workflow.//
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
++|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
++* Définit la nature de l’opération.
++* Conditionne les champs affichés.
++* Déclenche les règles métiers.
++* Détermine le workflow.
  )))|(((
--* //Exposition//
--* //Exposition itinérante//
--* //Prêt hors exposition//
--* //Activité//
--* //Vente//
--* //Dépôt//
--* //Déménagement//
--* //Traitement de conservation et analyse//
--* //Commission //
--* //Etc.//
++* Exposition
++* Exposition itinérante
++* Prêt hors exposition
++* Activité
++* Vente
++* Dépôt
++* Déménagement
++* Traitement de conservation et analyse
++* Commission
++* Etc.
  )))
--|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
--* //Affine la description du type choisi.//
--* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
++|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
++* Affine la description du type choisi.
++* Permet de différencier des cas spécifiques.
  )))|(((
--//Pour une exposition ~://
++Pour une exposition :
--* //Interne temporaire au musée.//
--* //Prêt à une autre institution. //
++* Interne temporaire au musée.
++* Prêt à une autre institution.
  )))
--|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
--* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
++|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
++* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
  )))|(((
--* //Activités : concert, colloque, conférence.//
--* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
++* Activités : concert, colloque, conférence.
++* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
  )))
--
--
  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
--
--//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Attention ~://
--
--* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
--* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
--)))
--
--// //
--
--[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
@@ -206,10 +206,6 @@
  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -224,14 +224,11 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
--* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
@@ -256,8 +256,3 @@
  )))
  )))
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