Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,203 +3,189 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7	7
8		-//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
	12	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13	13
14		-//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15	15
16		-//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19	19
20		-//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21	21
22		-== //Cas d'usage// ==
	22	+== Cas d'usage ==
23	23
24		->(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
	24	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25	25
26	26	(((
27		->(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
	27	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28	28
29	29	(((
30		->(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
	30	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31	31
32	32	(((
33		->(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
	33	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34	34
35		->(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
	35	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36	36
37		->(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
	37	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38	38
39		->(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
	39	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40	40
41		->(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
	41	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42	42
43		->(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
	43	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44	44
45		->(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
	45	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46	46
47		->(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
	47	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48	48
49	49	(% class="box successmessage" %)
50	50	(((
51		-//Bonnes pratiques ~://
	51	+Bonnes pratiques :
52	52
53		-* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
54		-* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
55		-* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
56		-* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
57	57	)))
58	58	)))
59	59	)))
60	60	)))
61	61
62		-= //Comment créer un évènement ?// =
	62	+= Comment créer un évènement ? =
63	63
64		-== //Depuis la table des évènements// ==
	64	+== Depuis la table des évènements ==
65	65
66		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
	66	+Cliquez sur l'icône de **création**
67	67
68	68	[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
70		-== //Depuis le tableau de bord// ==
	70	+== Depuis le tableau de bord ==
71	71
72		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
	72	+Cliquez sur l'icône de **création**
73	73
74	74	[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-== //Depuis une notice de bien// ==
	76	+== Depuis une notice de bien ==
77	77
78		-(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
	78	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79	79
80		-//Cliquez sur l'icône de **création**//
	80	+Cliquez sur l'icône de **création**
81	81
82	82	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84		-= //Choisir une grille de saisie// =
	84	+= Choisir une grille de saisie =
85	85
86		-(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87	87
88		-//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
	88	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
89	89
90		-//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
	90	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91	91
92		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
93		-|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
94		-|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
95		-|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
96		-|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
97		-|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
98		-|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
99		-|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
100		-|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
101		-|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
102		-|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
103		-|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
104		-|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
105		-|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
106		-|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
	92	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	93	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	94	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	95	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	96	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	97	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	98	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	99	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	100	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	101	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	102	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	103	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	104	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	105	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	106	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107	107
108	108	(% class="box infomessage" %)
109	109	(((
110		-//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
	110	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
111	111
112		-//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
	112	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
113	113
114		-* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
115		-* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
116		-* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
117		-* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
	114	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	115	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	116	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	117	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
118	118
119		-//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
	119	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120	120	)))
121	121
122		-= //Renseigner et enregistrer la notice// =
	122	+= Renseigner et enregistrer la notice =
123	123
124		-//Une fois la grille de saisie ouverte,//
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
125	125
126		-1. //**Remplir les champs** de la grille//
127		-1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
128		-1. //**Enregistrer la notice. **//
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
129	129
130		-[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131	131
132	132
133		-== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
	132	+(% class="box successmessage" %)
	133	+(((
	134	+Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
134	134
135		-//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
	136	+Attention :
137	137
138		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
139		-|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
140		-* //Définit la nature de l’opération.//
141		-* //Conditionne les champs affichés.//
142		-* //Déclenche les règles métiers.//
143		-* //Détermine le workflow.//
144		-)))|(((
145		-* //Exposition//
146		-* //Exposition itinérante//
147		-* //Prêt hors exposition//
148		-* //Activité//
149		-* //Vente//
150		-* //Dépôt//
151		-* //Déménagement//
152		-* //Traitement de conservation et analyse//
153		-* //Commission //
154		-* //Etc.//
155		-)))
156		-|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
157		-* //Affine la description du type choisi.//
158		-* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
159		-)))|(((
160		-//Pour une exposition ~://
	138	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	139	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
161	161
162		-* //Interne temporaire au musée.//
163		-* //Prêt à une autre institution. //
	141	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164	164	)))
165		-|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
166		-* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
167		-)))|(((
168		-* //Activités : concert, colloque, conférence.//
169		-* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
170		-)))
171	171
	144	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172	172
173	173
174		-[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	147	+== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
175	175
	149	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	150	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
176	176
177		-== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
	152	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	153	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	154	+* Définit la nature de l’opération.
	155	+* Conditionne les champs affichés.
	156	+* Déclenche les règles métiers.
	157	+* Détermine le workflow.
	158	+)))|(((
	159	+* Exposition
	160	+* Exposition itinérante
	161	+* Prêt hors exposition
	162	+* Activité
	163	+* Vente
	164	+* Dépôt
	165	+* Déménagement
	166	+* Traitement de conservation et analyse
	167	+* Commission
	168	+* Etc.
	169	+)))
	170	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	171	+* Affine la description du type choisi.
	172	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	173	+)))|(((
	174	+Pour une exposition :
178	178
179		-//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
180		-
181		-(% class="box warningmessage" %)
182		-(((
183		-//Attention ~://
184		-
185		-* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
186		-* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
	176	+* Interne temporaire au musée.
	177	+* Prêt à une autre institution.
187	187	)))
	179	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	180	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	181	+)))|(((
	182	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	183	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	184	+)))
188	188
189		-// //
190	190
191		-[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192	192
193	193
194		-[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195		-
196		-
197		-[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198		-
199		-
200		-[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201		-
202		-
203	203	= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
204	204
205	205	Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

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